Электронный документооборот: на пороге больших перемен (2000)

Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т. п. В принципе системы такого уровня иногда позволяют разнести по рубрикам и словарям весь текст документа, однако это остается очень трудоемким и медлительным процессом.

На сегодняшний день этот уровень автоматизации делопроизводства в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом активно функционируют в ряде ведомств (включая аппарат Совета Министров Республики Беларусь), но их ограничения уже отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня.

Ключевым признаком этого второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Русскоязычные названия таких систем обычно представляют собой более или менее удачные эквиваленты англоязычных аналогов: система управления документами (Document Management System), система управления потоками работ (Workflow Management System), электронный архив (Data Ware House). В последнее время в России утвердился термин автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), которым мы будем пользоваться далее.

Системы второго уровня можно подвергнуть более дробной классификации. В частности, некоторые из них манипулируют параллельно регистрационной карточкой и собственно документом как цельным текстовым или графическим файлом, позволяя оперативно разыскать его и передать пользователю, который работает с ним с помощью программы-приложения - например, текстового редактора Word или электронной таблицы Exell. (Такой подход реализован, в частности, в системе «Дело» российской компании «Электронные офисные системы», внедренной в ряде органов управления Российской федерации, включая Государственную думу). Другие системы автоматически преобразуют документ в совокупность структурных объектов (заголовок, основной текст, подпись, виза, резолюция, адрес и т. п.), причем документ как таковой может представлять собой запись в базе данных, а приложения пользователей обращаются к составляющим его объектам (полям) посредством ссылок.

Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения.

Нередко в аннотациях систем можно встретить фразы типа «система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело». Между тем, как известно, «списанием в дело» полный жизненный цикл отнюдь не ограничивается. Игнорируя это обстоятельство, многие системы позволяют на стадии архивного хранения сохранять доступ только к содержанию документа, но не к его контексту – сопроводительной информации, позволяющей установить обстоятельства создания документа или его поступления в систему извне, путь его прохождения по инстанциям и т. п. Строго говоря, то, что на языке разработчиков называется “электронным архивом”, не является архивом с профессиональной точки зрения. Нормативные требования по организации архивного дела при его создании, как правило, не учитываются.

Сегодня на белорусском рынке информационных технологий предлагается довольно широкий спектр АСДОУ или средств для их конструирования. В частности, представляют интерес разработки на базе системы Евфрат, созданной российской фирмой Cognitive Technologies Ltd. и продвигаемой на белорусском рынке ее деловым партнером – фирмой Micro Express Int’l. (Презентации этих разработок была посвящена значительная часть научно-технического семинара “Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятиях и в учреждениях Республики Беларусь”, состоявшегося в Минске под эгидой РОО “Информационное общество” 27 – 28 октября 1999 г.). Евфрат представляет собой настраиваемый программный комплекс, на базе которого Micro Express разработала интегральную технологию Micro Express Business Components (MEDMS) – набор типовых модулей для быстрого создания АСДОУ, адаптированной под конкретную организацию. Важным преимуществом систем на базе Евфрата являются возможности полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которыми, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства. В настоящее время эти системы успешно внедрены в Государственном комитете по авиации, а также на ПО Минский тракторный завод.

Альянс разработчиков, представляемый в Беларуси фирмой IBA, активно продвигает очень мощную и разностороннюю систему коллективной работы с документами Lotus Notes/Domino, имеющую богатые возможности для создания систем документооборота на уровне разветвленной корпорации, территориальные подразделения которой удалены друг от друга. В основе Lotus Notes/Domino лежит объектно-ориентированная (нереляционная) СУБД, позволяющая оперировать с объектами разных уровней, которые могут представлять собой папки, документы, их отдельные структуры и реквизиты, шаблоны и пр. Этот продукт также представляет собой настраиваемый программный комплекс. Его адаптация к нуждам конкретной организации требует привлечения квалифицированных программистов, оплата труда которых существенно удорожает и без того немалую стоимость лицензионного продукта. Возможно, по этой причине он не нашел пока широкого применения в бюджетных организациях, за исключением Администрации Президента Республики Беларусь, где система делопроизводства на базе Lotus Notes начала внедряться около двух лет назад. (Адаптацией системы занимались специалисты НПО “Центрсистем”).

Несколько систем ДОУ разработано белорусскими специалистами под конкретные заказы. Одним из лидеров в этой области является Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники (БГУИР), где совместно с Центром информационных технологий - CIT разработана система DWARF, уже внедренная в ряде органов государственного управления (Министерство иностранных дел, Государственный таможенный комитет). Специалисты Белорусского государственного университета (БГУ) разработали аналогичную систему для собственного вуза. Также для собственных нужд создана довольно масштабная АСДОУ в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия. В ряде министерств и государственных комитетов АСДОУ находятся на стадии проектирования или внедрения.

Несмотря на очевидный прогресс в продвижении подобных систем, сегодня уже начинает ощущаться необходимость перехода к системам третьего уровня. Их ключевой особенностью должно стать обеспечение подлинности электронных документов на таком уровне, который позволил бы окончательно отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.

Полноценная система третьего уровня (т.е. система электронного документооборота в полном смысле этого слова) должна предусматривать процедуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Как в процессе обращения, так и при передаче в архив она обязана поддерживать сертифицированные средства электронной цифровой подписи, выполняющей функции традиционных подписи и печати, а следовательно, иметь надежно защищенную от взлома подсистему хранения цифровых кодов (ключей), с помощью которых вырабатываются и проверяются эти цифровые подписи.

Впрочем, наиболее мощные системы второго уровня (например, та же Lotus Notes/Domino) позволяют снабжать документ электронной подписью. Однако программные средства, поддерживающие такую подпись, не являются общепризнанным стандартом и действуют только внутри системы – с их помощью нельзя проверить подлинность документа, поступившего в организацию извне (естественно, если отправитель не использует те же средства). По этой же причине проблемы могут возникнуть при передаче электронных документов организации в государственный архив.

На сегодняшний день в Республике Беларусь, по-видимому, существует всего одна полноценная система электронного документооборота – это автоматизированная система межбанковских расчетов, поддерживаемая Белорусским межбанковским расчетным центром (БМРЦ). Уже сегодня эта система (созданная на базе программных разработок альянса IBM/IBA) обеспечивает прохождение платежных поручений между банками в электронной форме, с поддержкой цифровой подписи, позволяя избавиться от бумажных подтверждений. В структуре Национального банка Республики Беларусь сейчас создается подсистема архивирования платежных документов в электронной форме, ввод которой в промышленную эксплуатацию ожидается в 2000 г. После этого вся система приобретет законченный вид.

Осознание необходимости подобных систем в других ведомствах пока еще сдерживается отсутствием нормативной базы, определяющей статус электронного документа. Но ситуация должна качественно измениться в самое ближайшее время. Закон Республики Беларусь “Об электронном документе” уже прошел первое чтение в Национальном собрании и, видимо, будет окончательно принят в первой половине 2000 г. Этот закон устанавливает правовые аспекты использования электронных документов (т. е. те условия, при которых они будут обладать юридической силой). К 1 апреля 2000 г. вступят в действие два государственных стандарта, уже утвержденных Госстандартом (СТБ 1176.1–99 “Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи”; СТБ 1176.2–99 “Информационная технология. Защита информации. Функция хэширования”). Они регламентируют технические требования к применению электронной цифровой подписи и алгоритмам определения контрольной характеристики файла (хэш-функции), позволяющей определить, не вносились ли в документ несанкционированные изменения. К середине 2000 г. должен быть введен в действие также СТБ “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения”.

После появления этих нормативных актов появится возможность использовать в делопроизводстве официальные электронные документы. В частности, органы государственного управления смогут рассылать письма в подведомственные организации и получать ответы по электронной почте, не дублируя их в бумажной форме. Кроме того, можно будет преобразовать в электронный вид ведомственные архивы, сохранив официальный статус хранящейся в них документации. Но для этого необходимо, чтобы средства выработки и проверки электронной подписи, а также средства хэширования имели национальный сертификат соответствия необходимым требованиям. Служба соответствующей сертификации при Государственном центре безопасности информации пока находится в стадии создания. Но в том, что она будет создана, сомневаться не приходится.

С точки зрения архивистов ситуация также изменится коренным образом. Сегодня на государственное хранение передаются не электронные копии документов, циркулирующие в АСДОУ, а их бумажные аналоги, поступающие в обычные архивы. Но с появлением систем поддержки цифровой подписи неизбежно появятся настоящие электронные документы, в том числе и те их виды, которые по делопроизводственной номенклатуре имеют постоянный срок хранения. Кроме того, организации смогут оформлять в качестве официальных электронных документов архивные копии обновляемых информационных ресурсов (кадастров, регистров и иных банков данных, а также своих сайтов Интернет), регулярную передачу которых в архив предусматривает Закон Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”. В настоящее время Государственным комитетом по архивам и делопроизводству уже утверждена примерная инструкция, регламентирующая порядок создания архивных копий обновляемых информационных ресурсов и их передачи на государственное хранение.

Для того, чтобы требования архивного законодательства были реально соблюдены, системы, используемые в организациях, должны обеспечивать высокую совместимость с системами архивного хранения. Особенно важно, чтобы архив мог обеспечить проверку цифровой подписи, а также ее возобновление в случаях, когда для долгосрочной сохранности документов потребуется конвертировать их в другой формат. Поэтому необходима сертификация систем не только в отношении защиты информации, но и с точки зрения соответствия архивным требованиям. В идеале ведомственные системы электронного документооборота и государственная система архивного хранения должны быть компонентами единой, более общей системы, охватывающей весь аппарат управления.

С учетом этих обстоятельств третья фаза информатизации документооборота не может протекать столь же стихийно, как две предыдущие. Создание и сертификацию средств, поддерживающих цифровую подпись, функцию хэширования и соответствующих национальному законодательству, целесообразно провести один раз, избежав таким образом дублирования бюджетных затрат на параллельную разработку нескольких равноценных решений. Таким путем будет проще всего обеспечить и совместимость с системами архивного хранения. Другими словами, на повестке дня стоит создание типовой системы электронного документооборота для государственных учреждений. Возможно, наилучшим вариантом будет доработка одной из существующих АСДОУ, включая интеграцию в нее средств электронной подписи и хэширования, но определиться в этом вопросе можно будет только после соответствующих изысканий. Условия при этом должен диктовать не разработчик, а потребитель – в лице соответствующих служб министерств и госкомитетов, включая и специалистов архивного дела.