Принципы и подходы к сохранению электронной документации в Республике Беларусь (2000)

Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. Доклады и сообщения на шестой международной научно-практической конференции. Москва, 2000. С. 106-111

Ключевым аспектом проблемы сохранения информации в электронном виде является создание соответствующей нормативно-правовой базы. Как известно, понятие “документ” (безотносительно к материальному носителю, на котором он зафиксирован) можно трактовать, по крайней мере, с двух разных позиций, которые можно условно назвать “исторической” и “юридической”. Документ в глазах историка – это информация о каком-то событии или явлении, и в этом смысле историческим документом может быть глиняный черепок с нацарапанной надписью или записка на обрывке салфетки. Но требования к документу, который может послужить в качестве доказательства при имущественной тяжбе, существенно более строгие: его подлинность должна быть удостоверена должностным лицом, имеющим на это полномочия. В отношении бумажных документов способы удостоверения (подпись и печать) отработаны и общепризнанны. В отношении информации на машинных носителях такие подходы еще только вырабатываются.

В новой редакции Закона “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”, принятой в январе 1999 г., содержится перечень видов документов, включаемых в состав Национального архивного фонда. В общем списке прямо упомянуты базы и банки данных, т. е. виды информационных ресурсов, существующие только в электронной форме. Кроме того, оговорено, что и другие виды документации (управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская и т. п.) “могут быть зафиксированы как на бумажных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения”, включая электронные (магнитные, оптические) носители [1].

Критерии для признания информации на электронных носителях полноценными документами в законе не оговорены, т. е. в нем документ трактуется с “исторической” позиции. Это особенно важно в отношении баз и банков данных, поскольку остается неясным, что считать документом: всю базу в целом, отдельную запись или отчет по конкретному запросу, сгенерированный программными средствами. В “подвешенном” состоянии остался и вопрос об объектах, циркулирующих в так называемых “системах электронного документооборота”. Являются они полноценными документами или только электронными копиями бумажных документов, которые сохраняются в системе делопроизводства наряду с ними?

Такое состояние неопределенности является временным. В ближайшие месяцы ситуация должна коренным образом измениться. Уже прошел первое чтение в Национальном собрании и, видимо, будет окончательно принят в первой половине 2000 г. Закон Республики Беларусь “Об электронном документе”, который устанавливает правовые аспекты использования электронных документов (т. е. те условия, при которых они будут обладать юридической силой). Согласно концепции данного закона, которая вряд ли претерпит существенные изменения при рассмотрении во втором чтении, под электронным документом понимается информация, зафиксированная на машинном носителе и структурно состоящая из двух частей: общей (собственно содержание документа) и особенной (одна или несколько электронных цифровых подписей). Другими словами, все массивы информации в электронной форме, не имеющие цифровой подписи, не будут рассматриваться как документы с правовой точки зрения.

К 1 апреля 2000 г. вступят в действие два государственных стандарта Республики Беларусь (СТБ), уже утвержденных Госстандартом (СТБ 1176.1–99 “Информационная технология. Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи”; СТБ 1176.2–99 “Информационная технология. Защита информации. Функция хэширования”). Они регламентируют технические требования к применению электронной цифровой подписи и алгоритмам определения контрольной характеристики файла (хэш-функции), позволяющей определить, не вносились ли в документ несанкционированные изменения.

Завершенный вид нормативно-правовой базе должен придать стандарт “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения”, внесенный Государственным комитетом по архивам и делопроизводству и находящийся на рассмотрении в Госстандарте. Он, видимо, будет утвержден в самом конце 1999 г. и введен в действие к середине 2000 г. В данном проекте стандарта заложен подход, промежуточный по отношению к “историческому” и “юридическому” - одним из требований к электронному документу является то, что его подлинность должна быть удостоверена. В то же время наличие цифровой подписи не ставится исключительным условием для того, чтобы документ мог быть, например, принят на хранение в государственный архив. Удостоверить его подлинность можно и с помощью оформленного определенным образом бумажного документа – удостоверяющего листа. В нем должны быть лишь указаны контрольные характеристики файла (файлов), определенные с помощью вышеупомянутых средств хэширования. Если такой документ и не будет иметь доказательной силы в суде, его ценность для последующих поколений историков будет сохранена.

В новых условиях кардинально изменятся требования к системам электронного документооборота. Их ключевой особенностью должно стать обеспечение подлинности электронных документов на таком уровне, который позволил бы окончательно отказаться от бумажных “двойников”, которые если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Как в процессе обращения, так и при передаче в архив такая система обязана поддерживать сертифицированные средства электронной цифровой подписи, а следовательно, иметь надежно защищенную от взлома подсистему хранения цифровых кодов (ключей), с помощью которых вырабатываются и проверяются эти цифровые подписи. Проект закона об электронном документе предусматривает, что средства выработки и проверки электронной подписи, а также средства хэширования должны иметь национальный сертификат соответствия необходимым требованиям. Служба соответствующей сертификации при Государственном центре безопасности информации пока находится в стадии создания.

Отметим, что наиболее мощные из программных средств, предлагаемых сегодня на рынке, (например, Lotus Notes/Domino) уже позволяют снабжать документ цифровой подписью. Однако средства, поддерживающие такую подпись, не являются общепризнанным стандартом и действуют только внутри системы – с их помощью нельзя проверить подлинность документа, поступившего в организацию извне (естественно, если отправитель не использует те же средства). По этой же причине проблемы могут возникнуть при передаче электронных документов организации в государственный архив.

На сегодняшний день в Республике Беларусь, по-видимому, существует всего одна полноценная система электронного документооборота – это автоматизированная система межбанковских расчетов, поддерживаемая Белорусским межбанковским расчетным центром (БМРЦ). Уже сегодня эта система (созданная на базе программных разработок фирмы IBM) обеспечивает прохождение платежных поручений между банками в электронной форме, с поддержкой цифровой подписи, позволяя избавиться от бумажных подтверждений. В структуре Национального банка Республики Беларусь сейчас создается подсистема архивирования платежных документов в электронной форме, после чего вся система приобретет законченный вид.

Все другие системы автоматизации делопроизводства, внедренные и внедряемые в государственных учреждениях, в новых условиях должны будут претерпеть существенную доработку. Это относится, в частности, к системам на базе программного комплекса Евфрат, созданного российской фирмой Cognitive Technologies Ltd. и продвигаемого на белорусском рынке ее деловым партнером – фирмой Micro Express Int’l. В настоящее время эти системы успешно внедрены в Государственном комитете по авиации, а также на ПО Минский тракторный завод. Несколько автоматизированных систем управления документооборотом представляют собой разработки белорусских специалистов под конкретный заказ. Одним из лидеров в этой области является Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники (БГУИР), где совместно с Центром информационных технологий - CIT разработана система DWARF, уже внедренная в ряде органов государственного управления (Министерство иностранных дел, Государственный таможенный комитет). Специалисты Белорусского государственного университета (БГУ) разработали аналогичную систему для собственного вуза на основе программных продуктов Microsoft [2]. Также для собственных нужд создана довольно масштабная система в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия. В ряде министерств и государственных комитетов аналогичные системы находятся на стадии проектирования или внедрения. В Администрации Президента Республики Беларусь около двух лет назад начала внедряться система делопроизводства на основе Lotus Notes, которая представляется одним из самых перспективных на сегодняшний день решений. В то же время вопросы ее взаимодействия с новой нормативной базой пока не вполне ясны.

С точки зрения архивистов ситуация также изменится коренным образом. Сегодня, несмотря на внедрение упомянутых систем, на государственное хранение передаются не циркулирующие в них электронные версии документов, а их бумажные аналоги, поступающие в обычные архивы. Но с появлением систем поддержки цифровой подписи неизбежно появятся настоящие электронные документы, не имеющие бумажных аналогов, в том числе и те их виды, которые по делопроизводственной номенклатуре имеют постоянный срок хранения.

Кроме того, организации смогут создавать достоверные архивные копии обновляемых информационных ресурсов (кадастров, регистров и иных банков данных, а также своих сайтов Интернет), регулярную передачу которых в архив предусматривает Закон Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь” [3]. В настоящее время Государственным комитетом по архивам и делопроизводству уже утверждена примерная инструкция, регламентирующая порядок экспертизы ценности обновляемых информационных ресурсов, создания архивных копий в случаях, если удаляемая информация имеет практическую или историческую ценность, и их передачи на государственное хранение [4]. В инструкции предусматривается, что архивная копия информации, удаляемой из базы данных в процессе ее обновления, должна оформляться как электронный документ (т. е. в соответствии с вышеприведенными требованиями).

Для того, чтобы электронные документы были реально сохранены для потомков, системы, используемые в организациях, должны обеспечивать высокую совместимость с системами архивного хранения. Ведомственные системы должны предусматривать процедуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а также обеспечивать их уничтожение по истечении этих сроков или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией (существующие коммерческие продукты, к сожалению, весьма несовершенны в этом отношении). Очень важно, чтобы архив мог обеспечить проверку цифровой подписи, а также ее возобновление в случаях, когда для долгосрочной сохранности документов потребуется конвертировать их в другой формат. Поэтому ведомственные системы электронного документооборота и государственная система архивного хранения должны быть компонентами единой, более общей системы, охватывающей весь аппарат управления. На повестке дня стоит создание типовой системы электронного документооборота для государственных учреждений. Возможно, наилучшим вариантом будет доработка одной из существующих систем, включая интеграцию в нее сертифицированных средств электронной подписи и хэширования, но определиться в этом вопросе можно будет только после соответствующих изысканий.

Не решенной до конца проблемой остается обеспечение долгосрочной сохранности и доступности электронных документов, принятых на государственное хранение. Тяжесть этой проблемы ложится на Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД), в котором с начала 2000 г. полностью вступает в действие автоматизированная система архивного хранения электронных документов. Она предполагает раздельное хранение самих документов (записанных на магнитооптические диски и помещенных в хранилище) и справочной информации о них, которая будет циркулировать в базе данных (программная разработка выполнена ГНПП “Агат-Систем” на основе СУБД MS SQL-Server). Доступ к информации базы данных возможен как с автоматизированного рабочего места (АРМ) в локальной вычислительной сети архива, так и посредством телекоммуникаций. Диск с документом, затребованным пользователем, будет вручную доставляться из хранилища (автоматизация этой функции на первом этапе, при малом объеме хранимых документов, признана нецелесообразной). Затем он поступит на АРМ воспроизведения, который должен преобразовать информацию в человеко-читаемый вид.

В долгосрочной перспективе этот момент остается самым проблематичным. Пока неясно, как долго сможет архив обеспечивать воспроизведение документов (и поддержку их цифровых подписей) в условиях непрерывно меняющихся информационных технологий. На первом этапе, пока информации накопилось не слишком много, “гонка за прогрессом” будет поддерживаться путем миграции данных, т. е. их преобразования под требования новых программно-аппаратных платформ. Более радикальным решением проблемы, видимо, может стать только подход, отстаиваемый американским специалистом Дж. Ротенбергом: документы должны храниться вместе с исходными программными средствами (включая операционные системы) и спецификациями последних, обеспечивающими возможность их эмуляции будущими платформами [5]. Но для реализации такого подхода необходимы международные усилия по разработке достаточно строгих спецификаций, по крайней мере, на наиболее распространенные операционные системы и программы-приложения. Затем эти спецификации должны быть распространены во все архивные учреждения, обеспечивающие хранение электронных документов. Впоследствии таким же путем предстоит распространять и программы-эмуляторы.

Таким образом, электронные документы изменяют мир гораздо сильнее, чем может показаться на первый взгляд. Сама возможность их использования требует согласованных усилий в масштабах, как минимум, государственных учреждений всех уровней. Необходимость сохранения этих документов для будущих поколений требует уже интеграции в международном масштабе.

  1. Закон Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”. Ст. 7. С текстом закона можно ознакомиться в эталонном банке данных правовой информации на сервере Национального центра правовой информации Республики Беларусь: http://ncpi.gov.by
  2. Курбацкий А. Н. Автоматизация обработки документов. – Минск, 1999. С. 161 – 181.
  3. Закон Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”. Ст. 19.
  4. После регистрации этой инструкции в Министерстве юстиции Республики Беларусь ее предполагается опубликовать в журнале “Архiвы i справаводства”.
  5. Rothenberg J. Avoiding Technological Quicksand. Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation. – European Commission on Preservation and Access, Amsterdam, 1999.