Электронные документы: вызов традиционной архивной практике (1998)
От появления первых компьютеров нас отделяют всего несколько десятилетий. Но уже сегодня цивилизацию конца ХХ века невозможно ни представить, ни понять без учета той роли, которую играет в ней информация на электронных носителях. Одной из важнейших примет нашей эпохи становятся документы, существующие на всем протяжении своего жизненного цикла только в машиночитаемой форме и, следовательно, недоступные без технических и программных средств воспроизведения. Средства эти непрерывно меняются. Данные, некогда записанные на магнитные ленты «больших» ЭВМ первого поколения, в большинстве случаев уже невозможно прочесть, так как эти машины повсеместно вышли из эксплуатации. На наших глазах исчезает второе поколение - персональные компьютеры класса РС-286/386 с пятидюймовыми дисководами, а вместе с ними - и большая часть информации, хранившейся на их жестких дисках (винчестерах) и сменных дискетах. Не за горами день, когда безнадежно устареют представители третьего поколения - нынешние «пентиумы» и трехдюймовые дискеты на 1,44 Мб. Между тем, вследствие их широкого распространения и большой емкости, они хранят неизмеримо больше информации, чем их предшественники.
Не менее острая проблема связана с обновлением программных средств, которое происходит еще более быстрыми темпами. Преемственность между их версиями весьма относительна. Скажем, данные, созданные в конструкторской системе AutoCAD версии 2.0, в поздних версиях той же программы (AutoCAD-10 и выше) уже не читаются! Таблицы, набранные в текстовом редакторе Лексикон под MS DOS, практически нечитабельны в редакторе MS Word под Windows, и т. д.
В таких условиях доступной остается только та информация, которой регулярно пользуются, постоянно адаптируя ее к новым техническим и программным средствам. Если же такую информацию оставить без внимания (скажем, поместить в архив) всего на несколько лет, никто не сможет гарантировать, что ее удастся прочесть с устаревших носителей и воспроизвести с помощью новых версий даже той программы, в которой она была записана. Другими словами, электронные данные, предоставленные сами себе, неизбежно будут утрачены.
В этом заключается, пожалуй, самый серьезный вызов, с которым столкнулось архивное дело за всю историю своего существования. Для того, чтобы сберечь для потомков бумажные документы, нужно было всего лишь отобрать их и обеспечить некоторые минимальные условия хранения. Главная проблема всегда была в том, чтобы найти потом нужный документ. В отношении электронных документов ситуация качественно иная: они, видимо, на всем протяжении срока хранения будут требовать постоянной и неусыпной заботы.
Традиционные архивы пока вряд ли готовы должным образом ответить на этот вызов времени – как по причине слабой технической оснащенности, так и вследствие недостатка специальных знаний, навыков, да и психологической готовности к работе в новых условиях (всем известно, что архивист – одна из самых консервативных профессий). Одним из возможных выходов является создание специализированного архивного учреждения, призванного хранить электронные документы и одновременно решать все научные и практические проблемы, связанные с постоянной миграцией данных из одной программно-технической среды в другую. В нем возможно сконцентрировать необходимый кадровый и технический потенциал, вместо того, чтобы распылять его по сети архивов.
Именно такой путь избрала архивная служба Республики Беларусь. В нашей стране идея создания специализированного центра для хранения электронных документов зародилась в 1993 г. Показательна эволюция, которую претерпела эта идея по мере ее реализации (в работе над проектом участвовали и продолжают активно участвовать ведомственный НИИ архивной отрасли БелНИИДАД и Государственное научно-производственное предприятие «Агат-Систем»). Первоначально речь шла о создании архива машиночитаемых документов – учреждения, в целом аналогичного другим специализированным архивам (например, архиву кинофотодокументов). По мере работы стало очевидно, что нужен не просто архив, а научно-исследовательский центр, сочетающий функции архивного хранения с разработкой сопутствующих методологических и методических вопросов. В конце концов встал вопрос о создании НИИ электронных документов, для которого именно научные разработки должны стать основной сферой деятельности.
Не последнюю роль в кристаллизации такого подхода сыграло широкое обсуждение проблем, связанных с электронными документами, на страницах мировой архивной периодики, а также выработка Международным советом архивов «Инструкции по управлению электронными документами с точки зрения архивной перспективы» (Guide for managing electronic records from an archival perspective // ICA Studies 8, February 1997). Главный вывод, который мы уяснили при знакомстве с этими материалами, заключался в необходимости изменить сам принцип комплектования. Специалисты архивного мира сходятся во мнении, что отбор электронных документов на постоянное хранение должен начинаться не в момент их выхода из активного обращения, а уже на стадии проектирования систем, призванных такие документы создавать. Только в этом случае можно обеспечить целостность, аутентичность, понятность и воспроизводимость электронных документов.
Этой цели, конечно, еще предстоит достичь. Путь к ней лежит через разработку соответствующей нормативной базы, активную работу с создателями электронных документов, а также с органами государственного управления, ответственными за политику в сфере информатизации. Отрадным примером является позиция Национального банка Республики Беларусь, который пригласил архивных специалистов участвовать в работе по созданию автоматизированной системы межбанковских расчетов уже на стадии выработки технических требований к этой системе. Хочется надеяться. что в будущем это станет непреложным правилом при создании автоматизированных систем и информационных ресурсов.
Деятельность Белорусского НИИ электронных документов (БелНИИЭД) в полном объеме должна начаться с 1999 г. В данный момент проходит его опытная эксплуатация в форме научно-исследовательского центра. В ходе ее было проведено выявление в государственных органах управления и подведомственных им научных учреждениях электронных ресурсов, подлежащих постоянному хранению. Выяснилось, что момент еще не упущен: большинство наиболее ценных источников находится в стадии создания или проектирования, лишь немногие уже созданы, но не вышли из активной эксплуатации. Необратимой утраты крупных информационных ресурсов, ценных с точки зрения будущих историков, как будто пока не произошло. Более актуальна проблема периодической архивации регулярно обновляемых баз данных, в которых новая информация просто затирает предыдущую. При этом источник все время существует в виде единственного хронологического среза, лишаясь исторической перспективы.
Существующие и создающиеся в настоящее время в Республике Беларусь электронные документы можно условно разбить на пять групп: геоинформационые системы; банки и базы данных учетно-статистического характера (в том числе различные кадастры); базы нормативной, справочной и библиографической информации; данные социологического мониторинга; и, наконец, такой специфический вид источников, как Web-страницы Интернет (их ценность в качестве исторических свидетельств нашей эпохи многими еще не осознается в полной мере).
В процессе опытной эксплуатации ряд документов был принят на постоянное хранение. В их числе – учетная база данных о детях-сиротах (созданная Вычислительно-аналитическим центром Министерства просвещения Республики Беларусь), база данных по исторической географии Беларуси 12 – 16 вв. (созданная временным научным коллективом на средства Фонда фундаментальных исследований) и «мгновенный слепок» с ряда обновляемых регистров и каталогов.
Подготовлены и утверждены «Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь» (Минск, 1996) и «Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение» (Минск, 1997). В течение 1998 г. намечено разработать методические рекомендации по архивному хранению электронных документов, а также государственный стандарт «Электронные документы. Правила выполнения, обращения и хранения», призванный заменить устаревший ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных». В дальнейшем предстоит большая работа по учету непрерывных изменений в мире информационных технологий. Именно эта работа станет основной для создаваемого НИИ электронных документов.