Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь внедрена в эксплуатацию и активно заполняется информацией (2017)

Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь внедрена в эксплуатацию и активно заполняется информацией

Два года назад мы сообщали о том, что в октябре 2014 г. в рамках задания государственной программы «Архивы Беларуси» был успешно завершен проект «Разработать систему открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь» (СОДД НАФ).[1] Исполнителем проекта являлось Общество с ограниченной ответственностью «Лайт Вел Организейшн» (ООО «ЛВО»), созданное им программное обеспечение было передано Белорусскому научно-исследовательскому центру электронной документации (БелНИЦЭД).

Для ввода в эксплуатацию СОДД НАФ и оплаты услуг по ее сопровождению в соответствии с законодательством был объявлен открытый конкурс. Организатором государственной закупки по новым правилам являлся Департамент информатизации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

На проведение конкурса и определение его победителя ушел весь 2015 год. Первый этап был признан несостоявшимся, потому что поступило всего одно предложение. Повторный конкурс, открытие предложений которого состоялось 3 ноября 2015 года, был результативным, но подведение его итогов затянулось: протокол конкурсной комиссии от 26 ноября 2015 года был обнародован в установленном порядке Департаментом информатизации только 11 декабря.

По условиям закупки СОДД НАФ должна была размещаться на площадях исполнителя проекта, который обязался обеспечить ее сопровождение на условиях аутсорсинга. Изначально предполагалось, что эту функцию обеспечит разработчик системы – ООО «ЛВО». Но по итогам конкурса победителем была признана другая компания – Общество с ограниченной ответственностью «Новаком Групп». Она предложила более современное решение: разместить СОДД НАФ на условиях облачного сервиса.

В отличие от той модели реализации СОДД НАФ, которая предполагалась изначально, системное и прикладное программное обеспечение в этом варианте должно размещаться на удаленном виртуальном сервере, в инфраструктуре специализированного центра обработки данных (ЦОД) – сложного инженерного сооружения, поддерживающего технологию облачных вычислений и доступного потребителям через высокоскоростные каналы связи. Потребитель при этом может устанавливать и запускать собственное программное обеспечение, а контроль и управление основной инфраструктурой облака, включая системы хранения, осуществляется облачным провайдером.

ООО «Новаком Групп» предложило в качестве облачного провайдера Совместное общество с ограниченной ответственностью «Белорусские облачные технологии» (известное также под брендом beCloud).[2] Такое решение учитывает требования Указа Президента Республики Беларусь от 23 января 2014 г. № 46 «Об использовании государственными органами и иными государственными организациями телекоммуникационных технологий», согласно которому в Беларуси создается республиканская платформа, действующая на основе технологий облачных вычислений и предназначенная для размещения программно-технических средств, информационных ресурсов и информационных систем государственных органов, иных государственных организаций.Создается и размещается она на базе республиканского ЦОД,принадлежащего на праве собственности СООО «Белорусские облачные технологии». Государственным органам и организациям предписано осуществить до 31 декабря 2018 г. поэтапный переход на использование ресурсов республиканской платформы.

По результатам открытого конкурса был заключен договор от 18 декабря 2015  года между БелНИЦЭД (заказчиком) и ООО «Новаком Групп» (исполнителем) на внедрение СОДД НАФ. В рамках договора исполнителем выполнялись следующие работы:

- установка и настройка системного и базового программного обеспечения;

- установка и настройка прикладного программного обеспечения;

- конфигурирование сервера, системного и прикладного программного обеспечения, организация служб удаленного администрирования;

- установка программного обеспечения базы данных;

- создание базы данных;

- тестирование работоспособности системы.

При этом приходилось учитывать, что работы по созданию республиканского ЦОД еще не завершены. По договоренности с ООО «Новаком Групп» облачный провайдер предоставил для виртуального сервера временную техническую площадку с ограниченным объемом дискового пространства, на которой в первой половине 2016 года была проведена опытная эксплуатация СОДД НАФ с участием нескольких государственных архивов.

Акт о выполнении работ был подписан 20 июля 2016 года. С этого момента система признана готовой к промышленной эксплуатации. Начался следующий, не менее важный этап – заполнение СОДД НАФ информацией.

Для этого необходимо было обеспечить и организовать взаимодействие всех государственных архивных учреждений: предоставить им логины и пароли для входа в систему, установить в архивах программное обеспечение для формирования пакетов SIP и организовать работу с ним, определить и уполномочить сотрудников архивов на роль аудиторов. С этой целью был издан приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь «О начале эксплуатации СОДД НАФ» от 1 августа 2016 г.

Затем в архивные учреждения было разослано письмо Департамента от 12 августа «О порядке наполнения СОДД НАФ». В нем предлагалось государственным архивам в период с сентября по декабрь 2016 года представить в СОДД НАФ информацию об одной трети фондов, находящихся на их хранении. Размещение цифровых объектов (отсканированных описей) в СОДД НАФ до конца 2016 года не предусматривалось, с учетом ограничений на емкость временной технической площадки.

12 октября 2016 года БелНИЦЭД заключил с ООО «Новаком Групп»  договор на оказание услуг по технической поддержке и сопровождению СОДД НАФ.

Заключительным штрихом в серии организационных мероприятий по вводу в эксплуатацию СОДД НАФ стал приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь «Об эксплуатации СОДД НАФ» от 14 ноября 2016 года, которым был утвержден «Регламент сопровождения Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь». Регламент определил роли основных участников сложного взаимодействия, связанного с функционированием системы:

Провайдер – организация, предоставившая техническую площадку, системное программное обеспечение для размещения специального программного обеспечения СОДД НАФ и их работоспособность в режиме 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. Как уже говорилось, эту роль выполняет СООО «Белорусские облачные технологии».

Администратор СОДД НАФ (далее – Системный администратор) – организация, обеспечивающая сопровождение СОДД НАФ в части системного администрирования в рамках заключенного договора. Эту роль выполняет ООО «Новаком Групп». Системный администратор обеспечивает постоянное функционирование СОДД НАФ на системном уровне, предоставляет права доступа к СОДД НАФ Администратору портала и Оператору.

Информационное наполнение главной страницы портала осуществляют Департамент по архивам и делопроизводству, который готовит информацию для обновления содержимого главной страницы портала (ответственным за это определен отдел использования документов и информации), и Администратор портала (БелНИЦЭД), который размещает эту информацию на портале.

Администратор портала обеспечивает создание и обновление разделов и страниц портала «Новости», «О портале», «Как искать?», «Исследуйте», «Контакты, «Помощь», слайды; баннеры.

БелНИЦЭД выполняет также функцию Оператора СОДД НАФ. В этой роли он обеспечивает:

- организацию взаимодействия сторон, обеспечивающих функционирование СОДД НАФ;

- предоставление доступа к СОДД НАФ архивным учреждениям для выполнения функций Поставщика и Аудитора;

- заключение договора о сопровождении СОДД НАФ в части ее системного администрирования с Системным администратором;

- заключение договора о предоставлении технической площадки, системного программного обеспечения для размещения специального программного обеспечения СОДД НАФ с Провайдером.

Оператором осуществляется предоставление доступа к СОДД НАФ работникам  архивных учреждений для выполнения функций Поставщика и Аудитора. Эти функции предусматривают формирование и актуализацию архивных описаний на основании информации, содержащейся в базе данных АИС архива, посредством программы «Программное обеспечение для формирования архивных пакетов SIP».

Поставщик – работник архивного учреждения, назначенный приказом директора архивного учреждения. Поставщик осуществляет:

- формирование первоначальных SIP пакетов и SIP пакетов изменений;

- загрузку сформированных SIP пакетов в СОДД посредством функциональной подсистемы «Ввод»;

- контроль  процесса загрузки сформированных им SIP пакетов в СОДД НАФ посредством приема квитанций на каждый из пакетов;

- редактирование архивных описаний в СОДД НАФ, которое возможно только для тех элементов архивных описаний, которые не заполняются в АИС архива и имеют признак редактирования.

Аудитор – работник архивного учреждения, назначенный приказом директора архивного учреждения. Аудитор осуществляет контроль размещения и содержания архивных описаний, содержащихся в SIP пакетах, посредством функциональной подсистемы «Ввод».

Первые месяцы эксплуатации СОДД НАФ в штатном режиме показали, что большинство архивных учреждений освоили технологию формирования SIP пакетов, их аудит и загрузку в СОДД НАФ. По состоянию на 1 января 2017 года в систему были загружены описания 10,2 тыс. фондов, что составило чуть более 21% от общего числа 48,5 тыс. фондов. Рекомендацию Департамента загрузить примерно треть описаний выполнили более или менее точно (на уровне от 30 до 35% фондов) 18 из 30 государственных архивов, а еще один – Государственный архив Витебской области – существенно перевыполнил, загрузив 52,8% описаний фондов. В то же время 6 архивов смогли загрузить лишь от 7 до 0,7% описаний фондов, Зональный государственный архив в Бобруйске в 2016 году не представил ни одного SIP пакета, а такой же архив в Полоцке не приступил к аудиту сформированных пакетов.

 Помимо описаний фондов, система позволяет отображать описания на уровне описей, дел и документов. Всего архивы до 1 января представили описания 23,5 тыс. описей, почти 4 млн. дел и более 254 тыс. документов. В целом по 30 архивам в СОДД НАФ поступили описания 31,5% дел. Правда, во многих случаях информация о них ограничивается номером дела и количеством листов.

Вся эта информация уже сегодня доступна пользователям по адресу http://archives-online.becloud.by/, без предварительной регистрации и каких-либо ограничений. Но ценность системы существенно повысится, когда в ней будут доступны описания всех фондов. Достижения этого уровня можно ожидать к концу 2017 г., поскольку заполнение системы архивными описаниями активно продолжается. Ввод заголовков дел и тем более подокументное описание всей хранящейся в архивах информации займут, конечно, более долгое время.

Что касается отсканированных образов документов, то нынешняя версия СОДД НАФ, как мы уже отмечали два года назад, не рассчитана на представление доступа к ним. Для этого система должна быть доработана, что предстоит осуществить в ближайшие годы. Пока же в план научно-исследовательских работ БелНИЦЭД на 2017 год включена тема «Разработать принципы развития Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь». В ее рамках с учетом мирового опыта будут определены оптимальные требования к механизму взаимодействия пользователей с архивами при получении удаленного доступа к содержанию документов, а также при предоставлении иных видов электронных услуг государственных архивов. Будет предусмотрена возможность перехода авторизованных пользователей в режим, позволяющий им просматривать или скачивать файлы цифровых объектов (документы в электронном виде и цифровые копии бумажных документов) на условиях, определенных в рамках данной НИР. Результаты НИР будут использованы при разработке технического задания на вторую очередь СОДД НАФ, при оценке предложений потенциальных исполнителей и приемке готового продукта.

Вячеслав Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук

Любовь Сигневич, заместитель директора БелНИЦЭД по научной работе