Удаленный доступ к архивной информации: как ответить на вызов времени (2013)
Удаленный доступ к архивной информации: как ответить на вызов времени
Вячеслав Носевич,
директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации
Минск, Республика Беларусь
Архивисты разных стран придерживаются двух существенно отличных подходов к организации взаимоотношений между архивом и потребителями информации. В ряде стран Евросоюза, США и некоторых других государствах превалирует мнение, что оказание широкого спектра услуг не является функцией государственных архивов. В крайнем своем выражении это мнение сводится к тому, что единственной услугой, предоставляемой архивом, должно быть обеспечение доступа к той единице архивного хранения (архивному делу или единичному документу), которая запрошена пользователем. При этом предполагается, что в наличии (не обязательно в самом архиве) имеется научно-справочный аппарат, с помощью которого пользователь в состоянии самостоятельно определить, какие единицы хранения ему нужны. Если какой-то пользователь испытывает затруднения при выявлении нужных документов, он может прибегнуть к услугам специалистов, работающих на коммерческой основе (например, генеалогических обществ), которые являются партнерами архива.
Противоположный подход был характерен для архивов СССР и унаследован большинством постсоветских государств. Он заключается в том, что архив должен обеспечивать полный спектр услуг, включая не только исполнение запросов по заказу пользователя или его консультирование при самостоятельной работе в читальном зале, но и инициативное информирование потенциальных потребителей о наличии в архиве интересующей их информации. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата при этом также рассматривается как функция исключительно самих архивов, которые приобретают функции научно-исследовательских учреждений.
Разница в подходах в полной мере проявилась, когда архивы начали предоставлять информацию о своих фондах в глобальной сети Интернет. Нет нужды доказывать, что такая информация представляет огромный интерес для пользователей. Но сканирование документов и предоставление удаленного доступа к ним сопряжено с немалыми затратами. Перед архивными службами встает вопрос: кто должен оплачивать эту работу и на каких условиях. Является ли это делом общества в целом или тех его отдельных представителей, которые обращаются в архив за информацией? Должен быть доступ к этой информации платным или свободным, и на какую категорию пользователей он должен быть ориентирован?
На эти вопросы возможны разные ответы, и примеры их реализации можно найти на сайтах государственных архивов. Рассмотрим некоторые характерные примеры.
Архивы Эстонии и Латвии реализовали схожие проекты по оцифровке и выставлению в Интернете источников для исследований по истории семьи и генеалогии. В обоих случаях оцифровывались микрофильмы метрических книг. Программа оцифровки осуществлялась за государственный счет, т.е. за деньги налогоплательщиков. Соответственно на них и ориентированы созданные информационные ресурсы. Доступ к цифровым копиям бесплатный, но требует предварительной регистрации. При этом система регистрации рассчитана только на лиц, владеющих соответственно эстонским или латышским языком. Без его знания непонятно, какую информацию нужно вводить в каждое окно регистрационной формы. Зарегистрированные пользователи получают пароль и личный код, с помощью которых могут просматривать и скачивать цифровые копии.
Характерной чертой обоих балтийских проектов является то, что в Интернет выставлены неиндексированные графические файлы. Задача поиска нужной информации при этом целиком возложена на пользователей. Чтобы найти интересующий файл, нужно пользоваться центральным фондовым каталогом или одной из тематических поисковых систем. Весь их интерфейс – на эстонском и латышском языках.
Такой подход является скорее исключением из правила. В большинстве стран оцифровка сопровождается вводом в системы поисковых метаданных. Это значительно удорожает проекты, и потому реализуются они, как правило, на коммерческой основе. Доступ к этим материалам обычно платный, что позволяет хотя бы частично возместить затраты.
Так, Национальный архив США обеспечивает доступ к наиболее востребованным генеалогическим материалам в виде микрофильмов, которые можно просмотреть в читальном зале, заказать во временное пользование или купить. Удаленный доступ к оцифрованным документам обеспечивают сайты двух партнерских организаций: Ancestry.com и Heritagequest.com, которые собственными силами оцифровали часть микрофильмов с материалами федеральных переписей. При этом заказать цифровые копии можно и на сайте Национального архива, но отдельных поисковых средств для этого он не предоставляет.
Условия доступа на партнерских сайтах рассмотрим на примере одного из наиболее обширных ресурсов - портала генеалогического общества Ancestry.co.ua, посвященного архивным материалам Великобритании. Он создан на средства самого генеалогического общества, британские архивы лишь обеспечивали доступ к своим фондам и микрофильмам. На портале обеспечивается возможность поиска не только по архивным описям, но и по индексированной базе данных, содержащей описания документов, именные и географические указатели. Этот поиск – бесплатный и доступный для всех (учитывая англоязычный интерфейс). При этом в каждом тематическом разделе имеется ссылка на образцы отсканированных документов соответствующей категории. Но свободный доступ ним предоставляется только полным членам генеалогического общества, вносящим ежегодные членские взносы, т.е. доступ фактически платный.
Такой же двухуровневый подход реализован на международном портале еврейской генеалогии Jewishgen.org. Цифровых копий документов он не содержит, но предоставляет разнообразные возможности для поиска документов, находящихся в архивах разных стран. При этом общедоступные средства обеспечивают поиск в базах данных по точному совпадению фамилии и названию населенного пункта на английском языке. Более утонченный сервис (например, возможность поиска как по форме написания, так и по звучанию или транслитерации произношения на разных языках) доступен лишь для тех, кто внес в казну общества пожертвование не менее чем на 100 долларов.
Широко известным примером платного доступа к оцифрованным архивным документом архива является российский проект «Архив Коминтерна», реализованный при финансовой поддержке Совета Европы. Поисковые метаданные находятся в свободном доступе, а коллекции оцифрованных образов, представляющих более 1,5 млн. страниц наиболее часто используемых документов, предоставляются по платной подписке.
В отличие от этих примеров, Польша демонстрирует наиболее демократичный для пользователей подход: и поисковые средства, и все оцифрованные к настоящему времени архивные документы доступны для всех без каких-либо ограничений. При этом на портале «Поиск в архивах» имеется возможность выбрать язык интерфейса – польский, английский или немецкий. Тот факт, что архивы бесплатно предоставляют доступ к информации, оцифрованный за счет их собственных средств,объясняется системой финансирования архивов:государство полностью компенсирует их затраты, но и доходы от оказания платных услуг перечисляются в бюджет.
Аналогичная ситуация сложилась и в России для тех архивов, которые после реформы финансирования перешли в разряд казенных организаций. Наиболее показателен пример Государственного архива Пермского края, который создает общедоступный интернет-ресурс «Поколения Пермского края». Как заявлено на сайте проекта, информационная система создается за государственный счет с целью «обеспечить оперативный доступ пользователей к информации архивных фондов Пермского края (являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия), содержащих генеалогическую информацию, в целях гражданско-патриотического воспитания подрастающего поколения, пропаганды и обеспечения принципов семейных традиций». Система содержит отсканированные образы документов по генеалогии (всего в рамках проекта подлежат сканированию и индексации 7715 документов, содержащих около 50 млн. записей о жителях региона) и поисковую систему к ним, возможности которой сопоставимы с системой Ancestry.co.ua. Интерфейс – на русском языке, доступ на всех уровнях – полностью бесплатный.
Архивисты Беларуси тоже определяют свои подходы к выставлению документов и их научно-справочного аппарата в Интернете. Немалую роль в этом выборе играют правовые условия – белорусские архивы, в отличие от польских и российских, имеют право распоряжаться прибылью от платных услуг. Более того, объем платных услуг является одним из показателей, за которые они регулярно отчитываются. При этом крупных проектов, в которых принимали бы участие партнерские организации, в истории белорусских архивов пока не было. Все работы как по оцифровке архивных документов, так и по созданию электронных поисковых систем, осуществляются архивными учреждениями за счет бюджетного финансирования.
Одной из приоритетных задач является предоставление пользователям интернет-доступа к архивным описаниям. Пока он реализован только на уровне фондов. В сентябре 2012 г. открыт свободный онлайн-доступ к базе данных Государственного фондового каталога, содержащего названия и краткие аннотации фондов, хранящихся во всех государственных архивах.
Следующим шагом должно стать создание системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда, в которой были бы представлены описания на всех уровнях в соответствии со стандартом ISAD(G), а также имеющиеся цифровые копии самих документов. Таких копий пока немного. Относительно массовое их создание началось в белорусских архивах с середины 2000-х гг. Для методического обеспечения этого процесса Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации разработаны «Методические рекомендации по унификации процесса оцифровывания архивных документов и идентификации их цифровых копий», которые были утверждены Департаментом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 27.12.2007 (с изменениями и дополнениями от 06.02.2009). К началу 2013 г. оцифровано около 12,5 тыс. архивных дел, что составляет примерно одну тысячную от их общего количества. В 2012 г. некоторые архивы приступили и к оцифровыванию описей. Работы ведутся в плановом порядке на основании разработанных перечней архивных документов, подлежащих оцифровыванию. Перечни утверждаются в экспертно-методическими и ли экспертно-проверочными комиссиями архивов.
Реализация проекта по созданию системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда началась в 2012 г., завершить ее предполагается в 2014 г. После этого начнется ее заполнение. Системах будет функционировать на принципах, закрепленных в международном стандарте Открытой архивной информационной системы (OAIS). Каждый архив будет самостоятельно формировать информационные пакеты, содержащие описания и, при наличии, цифровые копии документов. Все информационные пакеты по сети Интернет будут закачиваться в общее информационное хранилище, к которому будет обеспечен онлайновый доступ.
Доступ ко всем описаниям и поисковым средствам предполагается сделать бесплатным. Что касается отсканированных образов документов, то условия доступа к ним находятся в процессе обсуждения. Среди архивистов преобладает мнение, что он должен быть платным. Посетитель сайта, найдя с помощью поисковой системы интересующие его документы, должен будет авторизоваться и заказать копии, доступ к которым будет осуществляться после оплаты этой услуги. Вырученные средства будут поступать в распоряжение архивов.
Сторонники такого подхода считают его наиболее справедливым, поскольку за доступ к документам будут платить не все налогоплательщики, а лишь те, кто в них реально нуждается. К тому же плата за доступ к цифровым копиям частично компенсирует затраты на их создание. Но высказываются опасения, что это будет сильно ограничивать использование документов.