Обеспечение архивного хранения электронных документов (2018)

Обеспечение архивного хранения электронных документов

Переход на электронный документооборот является одним из важнейших направлений совершенствования государственного управления в Республике Беларусь. В последние годы созданы технические и правовые условия, которые позволяют органам государственного управления создавать электронные документы, подписывать их электронной цифровой подписью (ЭЦП) и пересылать по Системе межведомственного документооборота (СМДО). Но для того, чтобы полностью перейти на электронный документооборот, отказавшись от создания бумажных оригиналов, необходимо обеспечить возможность хранить электронные документы в архивах.

По поручению первого заместителя Премьер-министра Республики Беларусь А. Г. Турчина Министерством юстиции Республики Беларусь в октябре 2018 года подготовлен план мероприятий по обеспечению архивного хранения электронных документов. Он предусматривает мероприятия, которые устранят последние препятствия на пути к полностью безбумажному документообороту в государственном управлении.

Одной из проблем, которые нужно решить в рамках этих мероприятий, является зависимость электронных документов от информационных технологий, обеспечивающих их отображение в понятном человеку виде. Есть риск, что форматы файлов, в которых создаются документы, не будут совместимы с новыми поколениями программных средств и документы окажутся недоступными.

Не менее важной проблемой является сохранение доказательной силы электронных документов, подписанных ЭЦП, после их перемещения из ведомственной системы электронного документооборота (СЭД) в информационную систему архивного хранения. Срок действия ключей ЭЦП ограничен расчетной стойкостью против взлома и может быть еще более сокращен в случае досрочного отзыва – например, по причине нарушения тайны личного ключа.

После истечения срока действия ключа или его отзыва достоверность подписанных с его помощью электронных документов теряется. Любая часть их содержания и защищенных реквизитов, включая и указанную в самом документе дату его создания, теоретически может быть сфальсифицирована тем, кто похитил или взломал личный ключ.

Чтобы предотвратить такую нежелательную ситуацию, должны предприниматься определенные меры, как в момент создания электронного документа, так и при подготовке к его передаче в архив и затем на стадии архивного хранения. Обеспечить соблюдение этих мер призвано одно из мероприятий, включенных в подготовленный Министерством юстиции план – разработка и принятие нормативный правовых актов, устанавливающих общие требования к организации работы с электронными документамии порядку их хранения.

Одним из таких нормативных актов является «Инструкция по работе с электронными документами в государственных органах, иных организациях республики Беларусь». Именно она установит требования к процессу создания архивных документов, которые обеспечат их независимость от программных средств воспроизведения и от возможных фальсификаций. Проект инструкции, разработанный Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД), предусматривает, что перед подписанием электронных документов, для которых в номенклатуре дел организации предусмотрен длительный (свыше 10 лет) или постоянный срок хранения, они должны быть преобразованы в программно-независимый формат, не допускающий последующего редактирования. Таким форматом является описанный международными стандартами формат PDF/A.

Это требование будет обязательным для всех государственных органов и организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Остальные организации должны соблюдать его при подготовке электронных документов, предназначенных для направления в государственные органы и подчиненные им организации.

Еще одно требование касается формирования электронных дел, предназначенных для передачи на архивное хранение. На этапах обращения и оперативного хранения электронные дела представляют собой логическую совокупность исполненных электронных документов и их регистрационно-контрольных карточек (РКК), которые могут храниться раздельно. При подготовке электронных дел к передаче в архив организации обеспечивается их включение в информационный пакет определенного формата. В его состав включаются файлы с ЭЦП, обязательными реквизитами РКК, резолюциями и, при необходимости, листы согласования или ознакомления, и формируются метаданные, необходимые для хранения и поиска в архиве.

Для каждого электронного дела при подготовке к передаче в архив формируется внутренняя опись. В ней указываются контрольные характеристики включенных в дело электронных документов и описывающих их метаданных, по которым в дальнейшем, уже на стадии архивного хранения, можно будет проверить и подтвердить их целостность. Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного электронного документа, подписанного ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является  организация или работник структурного подразделения, составивший внутреннюю опись.

Состав метаданных, необходимых на стадии архивного хранения, определяется еще одним нормативным правовым актом, подготовленным БелНИЦЭД – «Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций». Правила также определяют, что при приеме электронных дел в архив организации осуществляется проверка действительности (на момент проверки) ЭЦП на описи дел структурного подразделения и ЭЦП на внутренних описях каждого дела. Подлинность и целостность включенных в дело электронных документов подтверждается путем проверки их контрольных характеристик, указанных во внутренней описи. Но при наличии штампа  времени подлинность и целостность электронных документов может подтверждаться и путем проверки действительности (на момент подписания) ЭЦП каждого электронного документа.

Возможность проставления штампа времени при подписании электронных документов предусмотрена одной из поправок в Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», которые будут приняты к концу 2018 года. Но даже после вступления поправок в силу штамп времени не будет являться обязательным реквизитом. Следовательно, подлинность части электронных документов будет и в дальнейшем подтверждаться с помощью контрольных характеристик, указанных во внутренней описи дела. В техническом плане этот способ достаточно надежен и сможет исключить подмену электронных документов в архиве или внесение в них нераспознаваемых изменений.

Применяемые в автоматизированных системах ДОУ государственных органов программные средства пока не готовы полностью соответствовать новым требованиям. Поэтому в план мероприятий включен пункт, предусматривающий приведение ведомственных СЭД в соответствие с требованиями нормативных правовых актов в части формирования электронных дел и передачи их из оперативного хранения в информационную систему архивного хранения. Это мероприятие должно быть завершено к октябрю 2020 года.

К этому же сроку государственные органы и организации должны обеспечить создание (приобретение) или доработку информационных систем архивного хранения электронных документов, соответствующих требованиям нормативных правовых актов в сфере архивного дела.

Должна быть обеспечена и совместимость информационных систем архивов организаций с информационной системой архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, которая создается в рамках одного из мероприятий Государственной программы развития цифровой экономики и информационного сообщества на 2016-2020 годы. Ввод ее в промышленную эксплуатацию должен состояться в 2019 году, что позволит принимать электронные документы на постоянное государственное хранение.

В случае успешной реализации плана мероприятий можно будет утверждать, что сохранность электронных документов обеспечена.

В. Л. Носевич

кандидат исторических наук,

директор Белорусского научно-

исследовательского центра

электронных документов