Информационные технологии в архивной службе Беларуси (2012)
Информатизация деятельности белорусских архивов развивается в трех направлениях.
Первое из них – обеспечить комплектование новыми видами документов, изначально создаваемыми в цифровой форме («цифророжденными», как именуют их в последнее время). Для этого в 1998 г. в структуре архивной отрасли был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД). Одной из его уставных функций является государственное хранение электронных документов Национального архивного фонда, для этого в структуре центра действует архив электронных документов. К моменту ввода в эксплуатацию в 2000 г. это был первый специализированный архив такого рода на постсоветском пространстве и один из первых в мире. На первых порах основными объектами его комплектования стали архивные копии информационных ресурсов (баз данных и интернет-сайтов), создаваемых в Беларуси. Управление архивом обеспечивает автоматизированная информационная система архива электронных документов (АИС архива ЭД), разработанная по заказу архивной службы Республиканским унитарным предприятием «Агат-Систем».
Параллельно велось создание нормативно-методической базы, позволяющей передавать на хранение цифророжденные документы государственных учреждений. Массовый переход на электронный документооборот в органах государственного управления ожидается в ближайшие годы. Можно констатировать, что базовый комплекс нормативных документов, регламентирующих порядок передачи электронных документов из структурных подразделений в архивы организаций, а затем на государственное хранение, в целом отработан. Предстоит осуществить модернизацию АИС архива ЭД, что позволит принимать на государственное хранение документы, подписанные электронной цифровой подписью, и использовать для их хранения современные виды носителей. Это предусмотрено одним из проектов государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011–2015 гг. Реализовать данный проект предполагается в 2013–2015 гг.
Второе направление – создание и внедрение прикладных программ, автоматизирующих труд архивистов. Это относится к традиционным видам деятельности, направленным на учет, обеспечение сохранности бумажных документов, управление доступом к ним. Первые шаги в этом направлении предпринимались в 1990-х годах, когда в отрасли появились первые, еще во многом экспериментальные информационные системы. Их разрабатывали или на заказ, или пользуясь услугами собственных программистов. Для этого в Белорусском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) в 1992 г. был создан отдел автоматизированных архивных технологий. За 10 лет его существования для архивной отрасли было разработано 12 прикладных информационных систем, подготовлены методические рекомендации по созданию и использованию информационных технологий в архивном деле, а также «Концепция информатизации архивной отрасли Республики Беларусь».
В 2002 г. функции по разработке программного обеспечения для нужд отрасли были переданы БелНИЦЭД. Важным этапом стало принятие в 2005 г. «Стратегии автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу». Рассчитанная на период до 2010 г. включительно, она предусматривала создание типовой информационной системы «АИС архива ЭД», автоматизирующей все основные виды деятельности архивистов. Сейчас эта система введена в промышленную эксплуатацию практически во всех государственных архивах (пять центральных и 25 областных и зональных) и в областных органах управления. Продолжается ее совершенствование, создаются новые версии некоторых модулей. Параллельно эксплуатируется часть ранее созданных локальных систем, сохраняющих актуальность для архивов.
Третье направление, представляющее для широкой общественности наибольший интерес, направлено на создание цифровых копий бумажных документов, научно-справочного аппарата к ним, а также на обеспечение доступа к архивной информации посредством интернет-технологий.
Первые попытки сканирования архивных документов начались в Беларуси в середине 1990-х годов. Поучительным оказался опыт создания цифровых копий документов партизанского движения, хранящихся в Национальном архиве. При отборе документов для оцифровки, выборе разрешения графических файлов, создании описательных метаданных был допущен ряд методологических просчетов. В результате созданные копии практически не использовались.
В 2001 г. БелНИЦЭД разработал Концепцию цифрового копирования документов Национального архивного фонда. В ней были проанализированы основные вопросы, связанные с созданием цифровых копий бумажных документов, хранящихся в государственных архивах, их хранением и использованием. Был изучен международный опыт, а также имевшийся к тому времени опыт оцифровывания документов в белорусских архивах. С выводами, содержащимися в Концепции, были ознакомлены все архивы, в некоторых из них состоялось ее широкое обсуждение. Это позволило архивистам ознакомиться со специфической терминологией и уяснить основной круг проблем, связанных с предстоящей задачей, психологически подготовиться к ее решению.
Следующим шагом стал переход с середины 2000-х годов к относительно массовому созданию цифровых копий, что потребовало организационных мероприятий в рамках всей архивной отрасли. БелНИЦЭД разработал «Методические рекомендации по унификации процесса оцифровывания архивных документов и идентификации их цифровых копий», которые были утверждены 27.12.2007 г. Департаментом по архивам и делопроизводству (с изменениями и дополнениями от 06.02.2009 г.). К середине 2012 г. оцифровано более 10 тыс. архивных дел, что составляет примерно одну тысячную от их общего количества.
Собственное оборудование для оцифровывания (книжные и планшетные сканеры, цифровые фотокамеры) к настоящему времени имеют все шесть центральных архивов Беларуси. Поставлена цель создать центры оцифровывания в каждой из шести областей. Пока областные и зональные архивы пользуются в основном услугами Республиканской технической лаборатории микрофильмирования страхового фонда документации в городе Гомеле, на технической базе которой создано более 70 % всех имеющихся на сегодняшний день копий. В последнее время к процессу оцифровывания описей подключилась также Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда в городе Минске.
Частично оцифровывание документов архивов осуществляется и на оборудовании, принадлежащем БелНИЦЭД (с его помощью создано около5 % имеющихся копий). Но главным образом БелНИЦЭД обеспечивает освоение новых видов высокотехнологичного сканирующего оборудования, определение оптимальных режимов копирования и разработку рабочих инструкций для пользователей. Затем такое оборудование передается архивам и лабораториям. Таким способом были введены в эксплуатацию сканер микрофильмов и книжный сканер для Национального исторического архива, протяжный сканер для гомельской лаборатории.
Экземпляры цифровых копий, созданные архивными учреждениями или специализированными лабораториями и записанные на съемные носители, передаются в единый центр хранения. Обеспечение длительного хранения рабочих и резервных копий возлагается на архив электронных документов БелНИЦЭД. Исходные экземпляры возвращаются архивам-владельцам, где они могут использоваться в качестве цифрового фонда пользования в читальных залах. В случае их утраты или повреждения носителей архив имеет возможность восстановить его копию с помощью экземпляров, хранящихся в БелНИЦЭД.
При таком подходе обеспечивается централизованное хранение двух экземпляров цифровых копий. Архивным учреждениям нет необходимости затрачивать средства на проведение работ, связанных с длительным хранением больших объемов информации, которое требует высокой квалификации персонала и включает в себя постоянный контроль физической сохранности, неоднократное копирование, миграцию в новые форматы и на новые носители. Задача обеспечения удаленного доступа к фонду цифровых копий до последнего времени не ставилась.
Фонд цифровых копий предстоит наращивать в течение многих десятилетий. Не меньшее значение для потенциальных пользователей имеет перевод в цифровой вид научно-справочного аппарата архивов, обеспечение эффективного доступа к нему. Первостепенное значение имеет расширение представительства архивов в Интернете.
Общеархивный интернет-портал «Архивы Беларуси» начал функционировать в 1999 г. Его поддержание, пополнение и развитие – одна из основных задач БелНИЦЭД. Кроме представительской и новостной информации, важное место занимают тематические рубрики, содержащие подборки цифровых копий документов на определенные темы. К настоящему времени подготовлено 16 таких рубрик, представляющих материалы белорусских архивов о выдающихся деятелях науки и искусства, культурных объектах, важных исторических событиях (Великой Отечественной войне, войне 1812 г.). Кроме того, есть специальный раздел, посвященный материалам по генеалогии.
Собственные сайты пока имеют немногие архивные учреждения. Среди них можно особо выделить сайты БелНИИДАД и Национального исторического архива. На последнем из них выставлены образцы некоторых видов архивных источников, главным образом по генеалогии.
Одним из возможных вариантов предоставления доступа к цифровым копиям является их публикация на тематических компакт-дисках. Примером является диск «Несвиж – объект всемирного наследия и национальный памятник» на белорусском и английском языках, созданный БелНИЦЭД в 2005 г. по заказу Национальной комиссии Республики Беларусь по делам ЮНЕСКО. На нем широко представлены цифровые копии документов из фамильного фонда Радзивиллов, хранящегося в Национальном историческом архиве.
С 1 октября 2012 г. открыт онлайн-доступ к тестовой версии Государственного фондового каталога, содержащего названия и краткие аннотации фондов, хранящихся во всех государственных архивах. Она доступна по адресу: http://fk.archives.gov.by/ . Это – первый шаг к выставлению в интернете научно-справочного аппарата.
Здесь важную роль имеет адаптация международных стандартов архивного описания. В отличие от библиотек, создающих описания в общепризнанном международном стандарте MARC, для архивных собраний применяются разные системы описания. Общие принципы изложены в стандарте ISAD(G), предложенном Международным советом архивов. Для представления информации в интернете архивисты многих стран используют стандарт EAD, разработанный Библиотекой Конгресса США на основе формата XML.Информация, содержащаяся в Государственном фондовом каталоге и вводимая в базы данных типовой АИС архива, пока не вполне соответствует этим стандартам, поэтому в онлайновой версии каталога присутствуют незаполненные поля. По мере совершенствования архивных описаний они будут заполняться.
Первый опыт создания описаний в соответствии со стандартом ISAD (G) белорусские архивисты приобрели при работе над проектом «Документальное наследие Речи Посполитой», который выполнялся в рамках Программы участия ЮНЕСКО в 2009 г. совместно работниками архивов и библиотек Беларуси, Литвы, Польши, России и Украины, причем роль координатора выполнял БелНИЦЭД. В рамках проекта интегрированы описания фондов и коллекций, сформировавшихся в период существования и на территории Речи Посполитой, с углубленным описанием документов бывшего Несвижского архива Радзивиллов, в 2009 г. включенного в Регистр ЮНЕСКО «Память мира». Результаты этого проекта выставлены на портале «Архивы Беларуси» по адресу: http://archives.gov.by/Radzivily/intro.html .
В 2012 г. в рамках государственной программы «Архивы Беларуси» началась реализация важного проекта по созданию системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда. Исполнителем проекта является БелНИЦЭД, основным подрядчиком – Национальное кадастровое агентство. Цель проекта – создание интернет-портала, на котором была бы представлена многоуровневая система описания архивных объектов (фондов, описей, дел, документов) в соответствии со стандартом ISAD(G). Это будет первая в архивной службе Беларуси информационная система, основанная на стандарте ISO 14721:2003 «Открытая архивная информационная система. Эталонная модель». Архивы получат в свои руки инструментарий, который позволит им формировать архивные описания (в том числе и на основе информации, уже введенной в АИС архива) в качестве стандартных информационных пакетов SIPи закачивать их в общее информационное хранилище, где описания будут храниться в форме архивных информационных пакетов AIP.Для документов, имеющих цифровые копии, а также для цифророжденных документов, система будет обеспечивать возможность или прямого онлайнового просмотра, или заказа копий на платной основе (в соответствии с политикой доступа, осуществляемой архивами – хранителями этих документов).
Уже разработаны техническое задание и технический проект на систему открытого доступа. Непосредственное создание системы планируется осуществить в 2013–2014 гг. По мере накопления фонда цифровых копий он также будет становиться потенциально доступным для удаленных пользователей. Понятно, что информационное наполнение системы потребует немалого времени. Но это станет настоящим прорывом в обеспечении открытости архивной информации, удовлетворении информационных запросов общества.