Как будет происходить комплектование государственных архивов электронными документами (2018)

Архiвы i справаводства. 2018. № 2 (116). С. 47–56.

Как будет происходить комплектование государственных архивов электронными документами

 

После внедрения в органах государственного управления, подчиненных им государственных организациях ведомственных систем электронного документооборота (СЭД) и подключения их к Системе межведомственного документооборота (СМДО) появилась техническая возможность создавать в электронном виде любые управленческие документы, подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП). В ближайшее время будет решена и следующая задача – организовать их хранение в архивах организаций. Дальнейшим шагом должна стать передача электронных документов постоянного срока хранения, являющихся частью Национального архивного фонда Республики Беларусь, в государственные архивы.

Для того, чтобы обеспечить прием электронных документов государственными архивами, в подпрограмме «Цифровая трансформация» Государственной программы развития цифровой экономики и информационного сообщества на 2016-2020 годы, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23 марта 2016 года №235, предусмотрено мероприятие 31: «Модернизация информационной системы для приема от государственных органов, иных организаций на постоянное государственное хранение электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, создание и ввод в эксплуатацию централизованного хранилища для обеспечения их сохранности и использования».

В рамках выполнения данного мероприятия 12 октября 2017 года был заключен договор между Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД), которому делегированы полномочия государственного заказчика, и Обществом с ограниченной ответственностью «Новаком Групп», которое определено в качестве исполнителя. Договор предусматривает создание и ввод в эксплуатацию Информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (ИС АЭД).

Проект основывается на принципиальном решении обеспечить единство архивных фондов в части как традиционных, так и электронных документов. Это значит, что электронные документы будут поступать в тот фонд, который уже существует в определенном государственном архиве для документов на бумажных носителях. Соответственно, вся предварительная работа с источниками комплектования и управление процессом приема-передачи электронных документов остается сферой ответственности архива.

В то же время хранение документов, составляющих электронную часть фонда каждой государственной организации, будет централизованным: все они будут помещаться в единое хранилище, расположенное на ресурсах Республиканской платформы, действующей на основе технологий облачных вычислений, под общим управлением БелНИЦЭД. При этом каждый государственный архив будет иметь исключительный доступ к своей части этого коллективного облачного хранилища.

В целях обеспечения информационной безопасности доступ к ИС АЭД предоставляется только авторизованным пользователям. Для этого каждое рабочее место, с которого будет осуществляться вход в систему, должно быть оснащено сертифицированным средством выработки и проверки ЭЦП, как это осуществляется при подключении к СМДО. Соответственно каждый, кто будет работать в системе, должен иметь личный ключ и сертификат открытого ключа (СОК), выданный Республиканским удостоверяющим центром (РУЦ) Государственной системы управления открытыми ключами (ГосСУОК). Полномочия пользователя подтверждаются атрибутным сертификатом (АС), который также выдается РУЦ по официальной заявке организации.

В системе предусмотрена административная часть, содержащая функции управления системой в целом, подтверждения регистрации государственных архивов, управления информационным контентом, общесистемного аудита событий. Данная часть системы располагается на отдельных ресурсах, недоступных на сетевом уровне никому, кроме сотрудников администрирующей организации (БелНИЦЭД).

Доступ пользователей к ИС АЭД осуществляется через клиентскую часть (интерфейс пользователя) путем ввода веб-адреса в адресной строке браузера (Internet Explorer 9.0 и выше). Клиентская часть системы состоит из общедоступной и закрытой частей.

Общедоступная клиентская частьвключает страницы, содержащие общую информацию о системе, новости о происходящих событиях, общую документальную часть и помощь по работе, а также функции регистрации государственных архивов и новых пользователей. Через данную часть осуществляется и дальнейшая авторизация зарегистрированных пользователей.

Закрытая клиентская частьпредставляет собой рабочее пространство конкретного государственного архива, в котором реализуются все основные функции в зависимости от прав и полномочий пользователя. Доступ к закрытой клиентской части осуществляется только после аутентификации пользователя на основании СОК и личного ключа. Данная часть системы связана с  соответствующим хранилищем конкретного государственного архива (в рамках централизованного хранилища системы).

Информация о содержании каждого фонда, включая его электронную часть, будет отражаться в Системе открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь (СОДД НАФ).

Помимо этого, предусматривается дублирование всей информации в локальном хранилище, предназначенном для резервного хранения электронных документов и связанных с ними данных. Оно должно быть развернуто на  площадях БелНИЦЭД или другой государственной архивной организации. Это будет так называемое «темное» хранилище: доступ к его содержимому в штатном режиме предоставляться не будет.

В рамках ИС АЭД будет обеспечено информационное взаимодействие следующих объектов:

БелНИЦЭД – в части выполнения таких общесистемных функций, как: управление пользовательскими процессами в системе; обновление и актуализация единых загружаемых справочников; управление параметрами локального хранилища; общим информационным содержанием системы;

государственных архивов – как субъектов, отвечающих за учет источников комплектования; управление процессами приема электронных документов от архивов организаций; передачу их описаний в СОДД НАФ; использование архивных фондов в электронной части; актуализацию сведений об этих фондах в информационных системах «АИС архива» и «АИС сводная»;

архивов организаций – в части передачи электронных документов на постоянное хранение.

Путем взаимодействия ИС АЭД с «АИС архива» и «АИС сводной»будет обеспечено единство нормативно-справочной информации, информации об источниках комплектования, информации об архивных фондах, а также подготовка на базе «АИС архива» актуальной статистической информации о принятых электронных документах, с возможностью ее последующего включения в «АИС сводную».

Взаимодействие с архивами организацийбудет организовано с помощью Web-сервисов. Оно обеспечит:

  • прием из архивов организаций информационных пакетов, содержащих различные информационные объекты: информацию о фондообразователе, описи, электронные дела, электронные документы и их метаданные;
  • проверку комплектности, целостности информационных пакетов, целостности всех включенных в них информационных объектов, соответствия форматов файлов установленным требованиям, отсутствия вредоносных компьютерных программ;
  • проверку действительности ЭЦП, которыми подтверждается подлинность электронных документов;
  • формирование акта приема-передачи документов на государственное хранение в форме электронного документа;
  • перемещение информационных объектов в централизованное хранилище ИС АЭД на ресурсах Республиканской платформы.

Взаимодействие с СОДД НАФобеспечит формирование и передачу SIP-пакетов, содержащих описания хранящихся электронных документов открытого доступа (по решению работников архива вместе с описаниями могут передаваться и файлы самих электронных документов, которые благодаря этому станут непосредственно доступны пользователям СОДД НАФ), а также санкционируемую выдачу электронных документов по запросу из СОДД НАФ.

В настоящее время уже разработано программное обеспечение ИС АЭД, которое в течение 2018 года должно пройти опытную эксплуатацию. О его основных функциях можно рассказать уже сейчас. В значительной степени они напоминают функции, знакомые архивистам по опыту работы с СОДД НАФ (формирование, отправка и аудит информационных пакетов), СЭД и СМДО (авторизация пользователя, выработка и проверка ЭЦП).

В состав функционального персонала, необходимого для эксплуатации всех элементов системы, входят администратор системы, различные категории регистрируемых пользователей и персонал архивов организаций, который взаимодействует с системой посредством внешнего Web-сервиса.

Роль администратора системы будет выполнять ответственное лицо БелНИЦЭД, отвечающее за настройку общих архивных операций, заполнение и актуализацию общих системных справочников, регистрацию и предоставление доступа государственным архивам, настройку рабочего пространства для каждого архива, определение и распределение общих прав доступа, предоставление внешних сервисов пользователям архивных учреждений, управление локальным хранилищем.

В качестве регистрируемых пользователей выступают:

администратор архива – ответственное лицо государственного архива, осуществляющее настройку архивных операций, ведение архивного делопроизводства, определение и подключение источников комплектования электронными документами, настройку передачи электронных документов в хранилище ИС АЭД, определение и распределение прав доступа и использования архивных фондов;

оператор архива – ответственное лицо государственного архива, ответственное за помещение данных и электронных документов в хранилище ИС АЭД, поиск данных и документов, извлечение документов из хранилища, формирование отчетов и других документов государственного архива;

пользователь архива – сотрудник государственного архива, которому предоставлены права поиска и получения информации о хранимых электронных документах в рамках архивных фондов данного государственного архива. Для получения самих документов пользователь должен запросить их выдачу;

внешний пользователь архива – сотрудник иного государственного органа или организации, которому предоставлены права поиска и получения информации о хранимых электронных документах в рамках архивных фондов данного государственного архива. Для получения документов внешний пользователь также должен запросить их выдачу.

Персонал архивов организацийвключает в себя уполномоченных сотрудников организаций, являющихся источниками комплектования и передающих электронные документы в государственный архив. Персонал архивов организаций действует с помощью внешних информационных систем (АИС «Ведомственный архив», ведомственной СЭД и пр.), передавая в установленном порядке пакеты данных на открытый Web-сервис ИС АЭД.

Эксплуатация ИС АЭД начинается с первичного заполнения системных справочников, отражающих статус и территориальную принадлежность государственного архива, виды и категории фондов, виды и индексы сдаточных описей, типы форматов ЭД, виды документов архива и др. Процесс загрузки системных справочников осуществляется на административной части администратором системы и касается справочников, частично передаваемых из «АИС сводная» и/или «АИС архива».

В дальнейшей работе с ИС АЭД можно выделить следующие основные процессы:

регистрация государственного архива;

обновление системных справочников;

регистрация пользователя;

прием и обработка сведений от архива организации;

прием документов посредством Web-сервиса;

прием документов и формирование акта приема-передачи в ручном режиме;

обеспечение учетаэлектронных документов;

формирование SIP-пакетов и передача их в СОДД НАФ;

передача данных в резервное хранилище;

запрос и выдача электронных документов;

взаимодействие с Общегосударственной автоматизированной информационной системой (ОАИС);

аудит текущих событий;

формирование отчетной документации.

Регистрация государственного архиваинициируется уполномоченным сотрудником государственного архива, который определен на роль администратора архива. Ему необходимо заполнить и подать заявку на регистрацию архива. Заявка заполняется на основании данных СОК и АС уполномоченного сотрудника, подписывается его ЭЦП и отправляется администратору системы.

Администратор системы, получив заявку, инициирует процесс развертывания в облачной среде Республиканской платформы хранилища для данного государственного архива. Когда технический персонал Республиканской платформы сообщает о готовности хранилища, администратор системы подтверждает заявку. После этого уполномоченный сотрудник, подававший заявку, регистрируется как администратор архива и может войти в рабочее пространство.

Первым действием администратора архива должна стать загрузка в систему списка источников комплектования данного государственного архива и списка его комплектуемых фондов. Списки формируются по сведениям, ранее внесенным в «АИС архива». Впоследствии, при появлении нового источника комплектования и создании нового фонда средствами «АИС архива», администратор архива должен обеспечить обновление списков в ИС АЭД.

При регистрации оператора, пользователя архива или внешнего пользователя они аналогичным образом подают заявку, которую рассматривает уже администратор архива. После этого пользователь, заявка которого подтверждена, может войти на закрытую часть для выполнения своих функций.

В процессе приема электронных документов посредством Web-сервисаинициатором выступает внешняя система (архив организации). В этот момент организация должна уже присутствовать в списке источников комплектования и ей должен быть присвоен номер фонда. Для последующего взаимодействия она должна сформировать и передать посредством Web-сервиса в специально предназначенный для этого буфер ИС АЭД регистрационный пакет установленной формы. ИС АЭД с помощью автоматической операции регистрирует внешнюю систему, присваивая ей уникальный идентификатор.

Следующим этапом внешняя система формирует и передает в буферпакет «Опись электронных дел постоянного хранения». Первоначально опись передается в качестве проекта, подписанного ЭЦП ответственного работника архива организации. Оператор государственного архива проверяет и, в случае соответствия требованиям, согласует опись, подписывая ее своей ЭЦП. Эта ЭЦП возвращается в архив организации, после чего руководитель организации или уполномоченное им лицо утверждает опись, снабжая ее своей ЭЦП и пересылая эту ЭЦП в ИС АЭД.

После того, как опись подписана всеми участниками процесса и системой получены их ЭЦП, оператор архива определяет график передачи электронных документов.

После получения графика внешняя система формирует и передает в положенное времяпакет «Электронные документы». Каждый пакет автоматически проверяется на соответствие формальным требованиям. Когда процесс передачи пакетов закончен, внешняя система переходит в режим ожидания.

Оператор архива, который обрабатывает пришедший пакет, с помощью пользовательского интерфейса проверяет его соответствие описи, оценивает полноту и состав входящих объектов (электронных дел и документов). При этом проверяются ЭЦП и целостность всех объектов (файлов), а также контролируется их открытие средствами просмотра. Если все передано корректно, то электронные дела в составе описи принимаются на хранение и формируется акт приема-передачи электронных документов на государственное хранение.Акт подписывается ЭЦП представителя государственного архива (администратора или оператора) и становится доступен ожидающей его внешней системе. Представитель архива организации подписывает акт со своей стороны и пересылает свою ЭЦП в ИС АЭД, после чего процесс приема-передачи считается завершенным.

Для комплектования фондов личного происхождения, а также фондов организаций, которые лишены возможности автоматизированной передачи электронных документов с помощью Web-сервиса, предусмотрен ручной режим приема.

Для приема электронных документовв ручном режиме оператор архива с помощью соответствующей функции создает новое электронное дело и инициирует загрузку электронных документовв это дело. При этом он выбирает с локального носителя файлы, которые составляют загружаемый документ, формирует все описательные характеристики, проверяет ЭЦП и осуществляет контрольный просмотр файлов. После наполнения данного электронного дела оператор может создать следующее. Эти дела включаются в архивную опись, которая принимается на хранение вместе с включенными в нее делами.

Акт приема-передачи электронных документов в этом случае также формируется в ручном режиме. Он сохраняется в системе как электронный документ с ЭЦП оператора. Далее оператор может вывести бумажное представление акта приема-передачи на печать для подписания в обычном порядке в виде бумажного документа.

Государственный учетэлектронных документов в составе электронных дел, включенных в описи, осуществляется автоматически, в момент их принятия на хранение. Все объекты (описи, включенные в них электронные дела и электронные документы) помечаются в общем регистре системы как принятые на хранение, им присваиваются архивные шифры. Сведения о принятых на хранение электронных документах передаются в «АИС архива», оператор которой объединяет их со сведениями о документах на бумажных носителях и формирует общие данные для «АИС сводной».

Передаче в СОДД НАФподлежат описания только тех электронных документов (или сами документы), которые имеют пометку публикации в Интернете как имеющие общедоступную информацию. Оператор архива отбирает из общего регистра и помечает электронные документы, которые нужно передать в СОДД НАФ, и активирует процесс формирования SIP-пакета.

Процесс передачи данных в резервное хранилище также выполняет оператор архива. Он активирует процесс передачи данных для записи на носители резервного хранилища. При этом пересылаются как файлы документов, так и сопроводительные файлы определенного формата, содержащие архивные описания, историю изменений по выбранным объектам, историю выдачи и прочую информацию. При изменении описаний объектов, они могут быть повторно отправлены в резервное хранилище.

Запрос и санкционируемая выдача электронных документов осуществляются с участием пользователя, который запрашивает доступ, и администратора архива.Пользователю архива (внешнему пользователю) доступен общий регистр с описаниями и характеристиками хранящихся электронных документов, электронных дел и описей. По ним он может осуществлять краткий и расширенный поиск по различным параметрам подобно тому, как это реализовано в СОДД НАФ. Пользователь выбирает из регистра интересующие его электронные документы (электронные дела) и включает их в запрос для получения доступа. Администратор архива, получив запрос на выдачу, просматривает заявку, подтверждает или частично подтверждает запрос, предоставляя доступ на определенное время.

Пользователю архива (внешнему пользователю) после подтверждения запроса становятся доступны активные ссылки на имена файлов электронных документов, активировав которые, он может получить доступ к содержанию документа. После истечения периода доступности, отведенного администратором архива, ссылки станут неактивными.

Взаимодействие с ОАИСосуществляется с помощью отдельного Web-сервиса. С его помощью пользователем ОАИС может быть сформирован запрос на поиск и получение информации – например, в рамках установленной административной процедуры. В ответ ИС АЭД должна сформировать и передать файл определенной структуры, содержащий запрошенные данные и подписанный ЭЦП представителя архива.

Администратору архива доступны журналы аудита, в которых фиксируются события, относящиеся к изменениям каких-либо параметров электронного дела, электронного документа, а также события, связанные с регистрацией пользователей, их входом в систему, выдачей документов по запросам пользователей.

Для формирования отчетной документации используются готовые шаблоны документов. Шаблон документа представляет собой текстовый файл, подготовленный в редакторе MicrosoftWord. В тексте шаблона в необходимых местах вставляются специальные команды (хеш-теги), которые при формировании отчетного документа будут автоматически заменены на конкретные значения данных, хранящихся в системе. Благодаря этому единожды настроенный шаблон может постоянно использоваться для формирования отчетных документов. В случае изменения формы или содержания отчетного документа, во многих случаях достаточно изменить содержание шаблона.

 

Вячеслав Носевич

кандидат исторических наук,

директор БелНИЦЭД