Электронные документы и информационные ресурсы (2000)

Архiвы i справаводства. Минск, 2000. № 2. С. 133 - 140

В век компьютеров изменилось само понятие "документ", причем эти изменения не всегда в полной мере осмысливаются. Пользуясь общим понятием, специалисты в области юриспруденции, делопроизводства, архивного дела, истории и информационных технологий порой вкладывают в него разный смысл, что чревато недоразумениями, а то и более серьезными последствиями.

Для историка документ ценен прежде всего той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

В делопроизводстве нужно прежде всего обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости его маршрут по инстанциям, включая его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь как официальная информация с реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать и учитывать.

У архивиста основные задачи - сохранить документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция учета объединяет архивиста с делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить и сам документ, и реквизиты неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные интересы. В этом случае критическое значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа тем выше, чем труднее его подделать или исказить. Сам документ для юриста - это прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.

Наконец, для специалиста в области информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную функцию. Любопытно, что создатели операционной системы Windows и ее приложений, рассчитанных на текстовые документы, фактически отождествили документ с файлом. Зато разработчики баз данных, в которых файл обычно представляет собой сложно структурированный объект, склонны отождествлять документ с отдельной записью (строкой) реляционной таблицы. В любом случае документ предстает как целостная и транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.

Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые носители разных типов. А поскольку время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.

Юридическая трактовка документа также подверглась испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляющие никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа электронной цифровой подписью. При этом все равно сохраняется потенциальная возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о степени их надежности [1].

Разница в трактовках понятия "документ" находит свое отражение в терминологии национального законодательства. В частности, Закон Республики Беларусь "Об информатизации", принятый в сентябре 1995 г., содержит такое определение: "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

В новой редакции Закона "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", принятой в январе 1999 г., нет общего определения документа, но содержится конкретный перечень видов документов, включаемых в состав Национального архивного фонда (ст. 7). Помимо законодательных и нормативных актов всех органов государственного управления в него входят "документы иных государственных органов, материалы прокуратуры и судов, управленческая, статистическая, научная, технологическая, нормативно-техническая, проектная, конструкторская, патентная, картографическая, геологическая, телеметрическая документация, базы и банки данных, фото- и фонодокументы, художественные и хроникальные киноленты, живописные и графические изображения, научные, литературные, музыкальные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов". Все они "могут быть зафиксированы как на бумажных носителях, непосредственно доступных человеческому восприятию, так и на технотронных носителях, требующих специальных технических средств воспроизведения: кино- и фотопленке, микрофишах, аудио- и видеокассетах, электронных (магнитных, оптических) и др.".

В этом же законе приводится определение архивного документа: "архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника". Отдельно сформулировано определение технотронного документа: "технотронный документ - документ, создание и воспроизведение которого требуют применения специальных технических средств и современных технологий".

Оба процитированных закона позволяют считать документами совокупности данных, записанные на машинных носителях с помощью средств вычислительной техники, т. е. ту категорию объектов, которую на заре компьютерной эры именовали машиночитаемыми документами (machine-readable documents). Позднее этот термин был вытеснен терминами "электронные документы" (electronic documents) и, частично, "электронные записи" (electronic records) [2]. Отметим, что в последнее время наблюдается тенденция к отмиранию и этих терминов. Вместо них все чаще используется определение "цифровые документы" (digital documents). По мнению, высказанному Джеффом Ротенбергом, "предпочтительнее использовать термин "цифровая информация" вместо 'электронной информации", так как он точнее отображает суть проблемы. Цифровая информация в принципе может быть представлена в неэлектронной форме, например, при использовании оптических и квантовых технологий, а электронная информация не обязательно является цифровой" [3]. В Законе "О Национальном архивном фонде..." прямо не используется ни один из этих терминов, но подразумевается, что электронные или цифровые документы являются подмножеством технотронных документов.

Нет пока полной ясности в соотношении понятий "документ" и "информационный ресурс". Закон "Об информатизации" приводит, а Закон "О Национальном архивном фонде.." повторяет определение: "информационный ресурс - организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных и знаний, другие массивы информации в информационных системах". Кроме того, базы и банки данных прямо отнесены к видам документов, входящих в Государственную часть Национального архивного фонда. Но, если понимать под документом конкретную единицу учета, то что считать таковой в базе данных - отдельную запись, совокупность всех записей, базу данных в целом (включая исполняемые программные файлы и графическое оформление интерфейса) или, может быть, отчет, сформированный ее поисковыми средствами по конкретному запросу? В такой тонкой области, как идентификация и учет, любая нечеткость может привести к невообразимой путанице.

Закон "Об электроном документе", принятый в январе 2000 г., отражает прежде всего юридическую точку зрения, поскольку нацелен на "правовые основы применения электронных документов". Определение электронного документа в нем звучит так: "электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным настоящим Законом". Что касается самих этих требований, то ключевым является требование к структуре документа, изложенное в статье 7: помимо общей части, информация которой составляет содержание документа, он должен иметь особенную часть, которая "состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей". Другими словами, информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью. При этом программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи, должны быть сертифицированы.

Это важное условие существенно сужает возможный круг электронных документов, имеющих юридическую силу. На сегодняшний день ему не соответствует ни одна система автоматизированного документооборота, используемая в органах государственной власти и управления, равно как и эталонный банк данных нормативно-правовых актов Республики Беларусь, по которому сверены все вышеприведенные цитаты из законов [4]. Тексты в нем не снабжены цифровыми подписями, поэтому в них могут быть внесены нераспознаваемые изменения. Установить факт такой модификации можно только путем сличения с подписанными оригиналами или официальными публикациями в "Национальном реестре правовых актов", который издается в бумажном виде. Следовательно, бумажные версии по-прежнему остаются единственными юридически полноправными, а электронный банк данных, несмотря на громкое название "эталонный", имеет только вспомогательное значение.

Ситуация будет меняться постепенно, по мере появления на отечественном рынке сертифицированных средств цифровой подписи. В ближайшее время должны быть приняты подзаконные акты, регламентирующие процесс сертификации, и начнет функционировать соответствующая лаборатория, уже фактически созданная при Государственном центре безопасности информации. В Государственной налоговой инспекции внедряется разработанная этим же центром автоматизированная система отчетности, в которой налогоплательщики смогут предоставлять свои отчеты по налогам с помощью электронной почты, заверяя их личной цифровой подписью. В банковской сфере система электронных платежей уже функционирует, с принятием Закона "Об электронном документе" она приобрела полную легитимность.

Тем не менее не следует сводить понятие электронного документа исключительно к его юридической трактовке. Повсеместно появляются и будут появляться во все больших количествах массивы информации, не имеющие цифровой подписи, но отвечающие архивному и делопроизводственному пониманию термина "документ". Очень важно, чтобы отсутствие возможности использовать их в качестве доказательства в суде не привело к игнорированию их культурно-исторической ценности и не породило легкомысленное отношение к их сохранности. Наиболее ценная информация, содержащаяся в этих документах, должна быть сохранена - как для практических нужд их создателей, так и в интересах наших потомков.

Исходя из этих соображений, в проекте Государственного стандарта Республики Беларусь "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения", который должен вступить в действие в текущем году, заложены более гибкие требования и определения: "документ - структурированная совокупность информации, предназначенной для восприятия человеком, которая может быть цельным объектом обмена между пользователями и/или информационными системами; электронный документ - документ, зафиксированный на машинном носителе и содержащий идентифицированную информацию, подлинность которой удостоверена". В проекте стандарта изложены требования к идентификации электронного документа (перечень необходимых реквизитов) и к удостоверению его подлинности. Последняя может быть подтверждена не только цифровой подписью, но и удостоверяющим листом в бумажной форме, в котором указываются контрольные характеристики файлов, составляющих документ. Даже если второй из этих вариантов будет недостаточным для признания юридической силы документа в суде, он позволит обеспечить его достоверность для будущих историков.

Особенно это актуально в отношении электронных реестров и кадастров, создаваемых в целом ряде министерств и государственных комитетов [5], а также исследовательских баз данных. В отличие от банка нормативно-правовых актов НЦПИ, заносимая в них информация не будет дублироваться на бумаге. Поэтому, независимо от правовых аспектов, ее историческая ценность уникальна. В то же время возможность столь изощренного умышленного искажения данных, которое не отразилось бы на контрольных характеристиках, представляется в большинстве таких случаев маловероятной.

Правовую основу для сохранения этой информации содержит статья 19 Закона "О национальном архивном фонде...", в которой говорится: "Для постоянно обновляемых информационных ресурсов в электронной форме (баз и банков данных), в том числе поставляемых пользователям посредством информационных сетей, регулярно создаются архивные копии на правах подлинников. Периодичность создания архивных копий информационных ресурсов и порядок их передачи на государственное хранение определяются республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству"

В развитие этого положения в Госкомархиве утверждена "Примерная инструкция о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение" [6]. В ней заложен подход, согласно которому понятия информационного ресурса и архивного документа не смешиваются. Под информационными ресурсами понимается любая совокупность документированной информации, находящаяся в активном использовании и постоянном изменении: банки данных (включая кадастры и реестры), интернет-публикации (информационные сервера и отдельные веб-сайты) и т. п. Если содержащаяся в базе данных информация может быть частично утрачена в процессе обновления ресурса, то формируется поисковый запрос, охватывающий всю требуемую информацию. Отчет, генерируемый базой данных по этому запросу, представляет собой целостный массив информации, который должен соответствовать критериям архивного электронного документа (иметь необходимые реквизиты, контрольные характеристики или цифровые подписи, а также воспроизводимый формат). Именно такой отчет может быть принят на архивное хранение в качестве "мгновенного среза" информационного ресурса.

  1. Анализу этих проблем в отношении автоматизированных систем документооборота посвящена предыдущая статья автора: В.Носевич. Электронный документооборот: на пороге больших перемен // Архівы і справаводства, 1999. № 1. С. 121 - 126.
  2. В англоязычной архивной терминологии понятие "records" (дословно - записи) употребляется также в смысле "официальные документы". В частности, документы государственных учреждений обычно называются "public records", а документы общественных организаций - "private records".
  3. J. Rothenberg. Avoiding Technological Quicksans: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation. - European Commission on Preservation and Access. Amsterdam, 1999. P. 3.
  4. Эталонный банк данных комплектуется по официальным каналам непосредственно из высших государственных органов законодательной и исполнительной власти Республики Беларусь, Министерства юстиции, других министерств и ведомств и содержит электронные версии текстов действующих нормативно-правовых актов. Его поддержку осуществляет Национальный центр правовой информации (НЦПИ). Банк данных поставляется на компакт-дисках, а также размещен в интернете на сервере НЦПИ: http://ncpi.gov.by.
  5. Перечень государственных кадастров, регистров и иных информационных систем, содержащий 20 названий, приведен в качестве приложения к "Положению о порядке информационного взаимодействия государственных кадастров, регистров и иных информационных систем", утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.04.1999 № 494.
  6. После регистрации этой инструкции в Министерстве юстиции Республики Беларусь предполагается опубликовать ее в одном из ближайших номеров журнала "Архівы і справаводства".