Архивы в эпоху электронных документов (1999)

Развитие информационных технологий породило новый вид документов –документы на машинных носителях, или электронные документы. Они все чаще создаются на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности. Такие электронные документы могут содержать научно-техническую, производственную и управленческую информацию. Например, проектные работы сегодня трудно представить без автоматизированных систем проектирования, которые позволяют создавать в электронном виде чертежи и текстовую документацию. Многие организации ведут базы данных регистрационного и учетно-статистического характера. Системы электронной почты и безбумажного документооборота внедряются в делопроизводстве и банковском деле.

Как правило, создатели электронных документов живут сегодняшним днем, мало задумываясь над тем, какова будет судьба этих документов после их выхода из оперативного обращения. Между тем они могут иметь доказательную ценность как свидетельства совершения организацией определенных действий. Кроме того, содержащаяся в них информация может представлять справочную (историческую) ценность. Все это означает, что определенная часть документов в электронной форме (включая различные базы данных, геоинформационные системы и другие виды информационных ресурсов) должна передаваться на архивное хранение точно так же, как и традиционные документы на бумажной основе.

Хотя вопрос о придании электронным документам юридической силы в нашей стране, как и во многих других государствах, окончательно не урегулирован (важную роль должен сыграть закон об электронной цифровой подписи, разработка которого, к сожалению, затягивается), существующая нормативно-правовая база позволяет рассматривать их в едином контексте с другими видами архивных документов. В частности, документы, созданные государственными предприятиями, учреждениями и организациями, относятся к государственной части Национального архивного фонда и подлежат обязательному государственному учету независимо от вида носителя, техники и способа закрепления информации [1]. В отношении этих документов должна проводиться экспертиза ценности, по результатам которой часть документов отбирается для временного или постоянного хранения. Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» устанавливает для машиночитаемых документов трехлетний предельный срок хранения в ведомственных архивах, после чего они должны передаваться в государственные архивы.

Документы общественных объединений, иных негосударственных предприятий, организаций, учреждений и физических лиц относятся к негосударственной части Национального архивного фонда. Собственники этих документов могут хранить их в собственных архивах, а некоторые категории документов (по личному составу) обязаны передавать в государственные архивы. Кроме того, по соглашению сторон любые документы негосударственной части Национального архивного фонда могут передаваться в государственные архивы для временного или постоянного хранения.

В отношении электронных документов это обстоятельство приобретает особое значение, так как данная категория документов имеет свою специфику: для воспроизведения в человеко-читаемом виде они требуют программно-технических средств, которые, как известно, имеют свойство быстро устаревать. В результате документы на машинных носителях, предоставленные сами себе на сравнительно короткий срок (порядка нескольких лет), могут оказаться недоступными, либо доступ к ним оказывается слишком дорогим. В качестве примера можно привести судьбу первого поколения электронных документов, созданных и используемых с помощью машин класса БЭСМ и ЕС-ЭВМ. По мере выхода таких машин из эксплуатации оказались утраченными практически все данные, не переведенные сразу же в новые форматы и на носители последующих поколений.

По этой причине поддержание электронных документов в доступном состоянии требует постоянной заботы: контроля физического состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе под новые операционные системы). Организации, создающие документы, далеко не всегда имеют возможность (да и желание) проявлять такую заботу в отношении документов, непосредственная надобность в которых отпала. Именно поэтому законом установлен значительно более короткий срок хранения в ведомственных архивах машиночитаемых (электронных) документов по сравнению с традиционными. Предполагается, что основная забота об их сохранности должна лечь на плечи специализированного учреждения Государственной архивной службы.

Такое учреждение – Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД) - образовано совсем недавно. Постановление Совета Министров Республики Беларусь о его создании подписано 18 сентября 1998 г. Однако, этому предшествовала большая работа. Проект создания Центра электронной документации осуществляется по заказу Государственного комитета по архивам и делопроизводству специалистами ГНПП «Агат-Систем» с 1993 г. В структуре центра предусмотрен специализированный архив электронных документов, а также ряд научно-исследовательских отделов, призванных решать проблемы, связанные с сохранностью и доступностью информации, и оказывать методическую помощь организациям в ведомственном хранении электронных документов.

Для того, чтобы процесс передачи электронных документов на архивное хранение протекал безболезненно, должны быть приняты определенные меры уже на стадии проектирования и внедрения систем, посредством которых эти документы будут создаваться. Поэтому проектные решения по внедрению информационных технологий необходимо согласовывать со специалистами архивной отрасли. С их участием должна также проводиться экспертиза ценности электронных документов и определяться срок их хранения. В необходимых случаях может быть принято решение о постоянном хранении электронных документов по месту их создания на основании лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.

Сохранность электронных документов – дело сравнительно новое не только в нашей стране, но и во всем мире. Естественно, что необходимый для этого кадровый научный потенциал еще предстоит создать. В настоящее время завершается оснащение БелНИЦЭД необходимым оборудованием и создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива электронных документов. Предполагается, что документы при передаче будут конвертироваться на носители архива – магнитооптические диски, на которых и будет осуществляться их последующее хранение. Условия доступа пользователей к информации определяются с учетом интересов создателей документов. БелНИЦЭД будет обеспечивать доступ к информации различными способами – путем предоставление электронных копий документов в читальном зале архива, выдачи их твердых копий на бумажных носителях, передачи по каналам телекоммуникаций и в виде публикаций на компакт-дисках.

Помимо постоянного хранения электронных документов государственной части Национального архивного фонда, БелНИЦЭД в состоянии оказывать широкий спектр дополнительных информационных услуг, включая временное хранение документов общественных и коммерческих организаций на договорной основе, а также конвертацию данных заказчика на некоторые виды носителей (компакт-диски, магнитооптические диски).

Для нормативно-методического обеспечения вопросов, связанных с хранением электронных документов в организациях и их передачей на государственное хранение, государственной архивной службой уже разработан ряд нормативных документов [2]. Кроме того, Государственным комитетом по архивам и делопроизводству внесен проект Стандарта Республики Беларусь «Электронные документы. Правила выполнения, обращения и хранения», призванный заменить устаревший ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных». Утверждение нового стандарта и его введение в действие ожидается в 1999 г. Он должен унифицировать требования к электронным документам на всех стадиях их жизненного цикла: создания, оперативного обращения и архивного хранения. В случае принятия стандарта БелНИЦЭД планирует разработать методические рекомендации по его применению. В настоящее время ведется работа над методическими рекомендациями «Архивное хранение электронных документов», в которых основное внимание уделяется форматам файлов, наиболее пригодным для длительного хранения информации. Более подробную информацию об этих работах читатель сможет найти в последующих номерах журнала «Архівы і справаводства».

Созданный центр должен стать лишь одним, хотя и ключевым, звеном в системе сохранения исторического наследия в форме электронных документов. Важную роль должны сыграть также специализированные архивы в ведомствах, организациях и на предприятиях. В настоящее время процесс их создания только начинается. «Первой ласточкой» можно считать создаваемый Национальным банком Республики Беларусь Центральный архив межбанковских расчетов, в котором комплекс платежных документов будет храниться в электронном виде. Заблаговременно необходимо продумать критерии отбора на длительное хранение информационных ресурсов, создаваемых в рамках программы «Информатизация», в том числе различных кадастров и банков данных учетно-статистического характера.

Помимо обеспечения сохранности документов, изначально создаваемых в электронном виде, важным направлением деятельности белорусских архивистов является внедрение современных технологий доступа к традиционным бумажным документам. Речь идет о создании электронных факсимильных копий таких документов, которые затем могут публиковаться в сети Интернет или отдельными изданиями на компакт-дисках. Предполагается, что основную работу по созданию электронных копий возьмут на себя архивы, в которых хранятся оригиналы документов, а БелНИЦЭД будет оказывать им методическое содействие и возьмет на себя обеспечение доступа к этим копиям на основе информационных технологий. Очевидно, задача конвертации архивной информации в электронный вид вскоре встанет и перед ведомственными организациями, связанными с обработкой больших информационных массивов (в частности, перед Информстатом).

В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточенно - там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении. Более того, централизованное архивохранилище сегодня представляется единственным местом, где такая сохранность может быть гарантирована, ибо только для архивистов забота о документах, вышедших из активного обращения, всегда была и будет важнейшей задачей.

1. Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь. Утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373. Ст. 11.
2. Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь. БелНИИДАД. Мн., 1996; Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение. БелНИИДАД. Мн., 1997.