Архивисты Европы в мире информационных технологий (2013)

Архiвы i справаводства. 2013. № 4 (88). С. 98–112

Генеральная дирекция государственных архивов Польши продолжает организацию цикла международных архивных конференций под общим названием «Colloquia Jerzy Skowronek dedicata». Эти встречи, собирающие архивистов из Центральной и Восточной Европы, были инициированы в начале 90-х годов ХХ века тогдашним главой Польских государственных архивов, профессором Ежи Сковронeком и возобновлены в прошлом году. Сегодня они заново становятся местом оживленной дискуссии о самых существенных проблемах, волнующих архивную общественность в Европе и за ее пределами.

Очередная, тринадцатая международная конференция состоялась в Варшаве 22-23 мая 2013 г. Она была посвящена вопросам электронных документов и предоставления доступа к архивным материалам через Интернет. Совместно с Генеральной дирекцией ее организатором выступил Институт национальной памяти – специализированное архивное учреждение, созданное в 2000 г. для хранения документов упраздненных силовых структур Польской Народной Республики за период с 1944 по 1989 г. Институт не входит в общую структуру архивных учреждений Польши и подчиняется непосредственно Сейму.

Конференция традиционно получилась очень представительной и насыщенной. За два дня участниками из 18 стран были сделаны 30 докладов. Прозвучало много интересных фактов и полезных идей. Ввиду большого числа докладов, я позволю себе не пересказывать их последовательно, а сгруппировать прозвучавшие мысли по некоторым наиболее актуальным темам, сопровождая их собственными комментариями.

Одной из таких тем стал опыт организации электронного документооборота в государственных структурах и создания электронных архивов, призванных сохранить управленческую информацию в электронном виде. Наибольший интерес для белорусского читателя представляет опыт стран Балтии. Он сформировался на основе похожих стартовых условий и исторических традиций, но накапливался уже в рамках Евросоюза.

Некоторые проблемы хорошо знакомы и нам. Представители Латвии Лига Вибуре, Гатис Карлсонс и Алексейс Стариковс в своем совместном докладе «Управление и сохранение электронных документов: опыт Латвии» подчеркнули, что в стране существует уже около 180 информационных систем государственного значения, но лишь 4 из них создавались с учетом мнения архивистов. В остальных случаях решения вырабатывались специалистами по информационным технологиям, которые мало задумывались о том, что циркулирующая в этих системах информация может быть объектом архивного хранения. Отмечу, что в Беларуси ситуация все же чуть получше, хотя и у нас далеко не всегда учитывается требование СТБ 1221-2000 о проведении на стадии проектирования или внедрения информационных систем процедуры планирования жизненного цикла электронных документов, в которой обязательно должны принимать участие архивисты.

В Латвии юридически значимые электронные документы создаются в государственных структурах с 2006 г. При этом общие требования к системам электронного документооборота будут внедрены только в 2016 г. Это, конечно, осложняет жизнь архивистам. Но они активно готовятся к массовому приему таких документов. К 2014 г. ожидается ввод в действие системы, позволяющей организациям передавать документы в Национальный архив по удаленным каналам связи, прямо в онлайне. Система создается на основе международного стандарта OAIS(Открытая архивная информационная система), который предполагает схему заполнения архива с помощью структурированных информационных пакетов (SIP), формируемых источниками комплектования и пересылаемых по каналам связи. Информационные пакеты (XML-контейнеры) содержат как сами документы, так и все необходимые метаданные. Они автоматически помещаются в хранилище, к которому затем обеспечивается удаленный доступ пользователей. Одним из разработчиков является британская компания Tessella – признанный лидер в разработке технологических решений для электронных архивов. Ее программные продукты уже внедрены или внедряются в национальных архивах Великобритании, Швейцарии, Нидерландов, Финляндии ряда других европейских стран. Забегая вперед, отмечу, что о внедрении в 2011 г. той же системы для комплектования электронными документами сообщил представитель Эстонии Лаури Лехт.

В Литве пошли по несколько иному пути, сочтя первоочередной задачей выработку требований к структуре электронного документа, передаваемого в архив. Представитель этой страны Дануте Контримавичене в докладе «Постоянное и долговременное хранение электронных документов и доступ к ним в Информационной системе электронного архива» отметила, что эта задача начала решаться в 2006 г., когда были разработаны правила электронного документооборота для государственных органов. Они содержали, помимо функциональных требований к системам электронного документооборота, правила упорядочивания, учета, хранения и уничтожения электронных документов. В 2009 г. генеральный директор Департамента архивов Литвы утвердил «Спецификацию для электронных документов, подписанных электронной подписью», которая установила требования к официальным электронным документам, подписанных электронной подписью в соответствии с законодательством Евросоюза, и требования для программного обеспечения, гарантирующие весь цикл жизни таких документов. Определена структура информационного пакета, передаваемого организацией в архив. Он представляет собой ZIP архив, состоящий из одного или нескольких файлов, распределенных в каталогах. В них содержатся как сам электронный документ в одном из стандартизованных форматов, так и все подписи, реквизиты и сопроводительная информация в формате XML. В 2012 г. утверждены также правила для передачи в государственные архивы электронных документов из государственных и муниципальных органов, учреждений и предприятий. Одним из основных отличий от бумажных документов является то, что электронные документы передаются в государственный архив в течение пяти лет с момента завершения дел (напомню: в Беларуси – в течение трех лет).

Информационная система электронного архива в Литве реализована примерно на тех же принципах, что и в Латвии, и состоит из трех модулей: общественного портала, внутреннего портала и хранилищ. Общественный портал предназначен для организаций, передающих документы, и для пользования общественностью электронными документами и вообще информацией о хранимых в архивах документах. Идентификация в системе осуществляется через интерфейс портала электронного правительства, где внедрена электронная подпись, или же идентификация производится через электронные банковские системы. Внутренний портал предназначен для персонала государственной системы архивов, с его помощью они управляют пользователями системы, их правами, классификаторами, принимают электронные документы на хранение. Доступ к документам реализован через интернет. Идентифицированный пользователь может предоставлять государственным архивам просьбы о выдаче документов, подтверждающих юридические факты, а также он может ознакомится с электронными документами, хранящимися в государственных архивах. Определенные действия могут выполняться в информационной системе электронного архива и без идентификации. Общедоступной также является основная информация о документах, составляющих Национальный фонд документов.

В странах Балтии, как и во всем Евросоюзе, для подписания официальных электронных документов используются усиленные электронные подписи XАdES, определенные европейскими стандартами ETSI TS 101 903 и ETSI TS 102 904 (в 2012 г. этот вид электронных подписей регламентирован также международным стандартом ISO 14533-2). Подписи XАdES поддерживаются всеми приложениями MSOffice 2010 и выше, никаких проблем с их выработкой и совместимостью не возникает – в отличие от нашей страны, где определены требования не к самим подписям, а к вырабатывающим их средствам ЭЦП, разные версии которых не всегда совместимы друг с другом. Полностью реализована в Литве и Латвии также возможность проставления меток (штампов) времени третьей доверенной стороной, что позволяет надежно определять время подписания документа и решает проблему ограниченного срока действия сертификатов ключей для проверки электронных подписей. Штампы времени и сертификаты ключей являются составными частями информационного пакета, передаваемого на архивное хранение. В Литве для принятых электронных документов производится архивное подтверждение штампов времени и поднятие формата подписи до уровня архивной (XAdES-A).

Аналогичный опыт польских архивистов был освещен главным образом в докладе Евы Перлаковской «Архивы и электронное правительство». Информационная система электронного архива в Польше создается без использования готовых решений фирмы Tessella и других международных компаний, силами исключительно польского ИТ-сектора по заказу архивов. Сложилось впечатления, что на этом пути возникают определенные трудности. Реализуемая в настоящее время система предполагает трехступенчатое взаимодействие архива с организациями: сначала в архив по каналам связи пересылаются описи и другие сопроводительные документы, затем значения контрольных характеристик файлов, и лишь затем сами электронные документы – также по каналам связи либо на съемных носителях. Создание системы хранения пока не завершено. Не стандартизирован и формат электронных документов. В связи с этим прозвучала озабоченность перспективами сохранности информации, которая представляет собой не целостные документы, а совокупность записей в базах данных управленческих информационных систем.

Любопытна озвученная Е. Перлаковской позиция польских архивистов в отношении подтверждения юридической силы электронных документов. По ее мнению, это вообще не должно быть заботой архивов – они призваны лишь принять и сохранить информацию, а о ее правовом статусе должен позаботиться кто-то другой. Это довольно резко отличается от подхода, реализованного в Литве. В возникшей дискуссии автор этих строк отметил, что в Беларуси, в условиях несовместимости средств ЭЦП и отсутствия общедоступных сервисов выработки штампов времени, на архивы возлагается едва ли не ключевая роль в сохранении юридической силы документов с истекшими сертификатами подписи – фактически именно архив становится третьей доверенной стороной, подтверждающей правомочность документа после его экспорта из систем оперативного хранения.

На конференции в очередной раз проявилась характерная особенность: если представители Западной и Центральной Европы говорят не только о планах или реализуемых проектах, но и о текущей практике хранения электронных документов, в докладах с территории бывшего Советского Союза речь идет преимущественно о планах, намерениях и связанных с ними трудностях и опасениях. Это отчетливо ощущалось в докладе главы архивной службы Узбекистана Абдушукура Абдулаева «Актуальные вопросы обеспечения сохранности архивных документов в информационной среде электронного правительства» и в докладе представителя Украины Юрия Ковтанюка «Особенности технологии постоянного хранения электронных документов и доступа к ним в архивах Украины».

В Узбекистане электронный документооборот между государственными органами осуществляется с 2010 г., но проблема организации архивного хранения еще стоит в повестке дня. Ее решение узбекские коллеги видят не в передаче электронных документов сначала в архивы организаций, а затем в государственные архивы, а в создании единого электронного депозитария, возможно – на основе облачных технологий. При этом нерешенными остаются и проблемы с подтверждением подлинности при долгосрочном хранении. Определенные надежды возлагаются на предстоящее внедрение электронных идентификаторов личности на общегосударственном портале ID.uzи на разработку программных средств, позволяющих встраивать в ЭЦП метку времени и обновлять подпись в случае миграции документов в новые форматы.

Украинские архивисты сосредоточили главные усилия на создании нормативной базы, обеспечивающей унификацию структуры и форматов электронных документов, единообразные правила работы с ними в организациях. При этом передача электронных документов с ЭЦП на государственное хранение пока не осуществляется. Украинские архивисты (отмечу: как и их коллеги в России и Беларуси) рекомендуют переходить на электронный документооборот поэтапно, начиная с документов временного хранения. При этом документы постоянного хранения в ближайшей перспективе должны оставаться бумажными. Правила работы с электронными документами в организациях предполагают изменение традиционной практики: регистрацию документа до его подписания, что позволит удостоверять с помощью ЭЦП и такой реквизит, как регистрационный номер. Разработаны 4 типа информационных контейнеров для хранения разных видов документов: текстовых, графических, аудиовизуальных. Все они предполагают наличие описательной части в формате XML, включающей и электронные подписи, и присоединяемого к ней документа в исходном формате. При этом нерешенными, как и у нас, остаются вопросы совместимости структуры ЭЦП с международными стандартами и обеспечение независимости ее от конкретных средств ЭЦП и формата самих документов.

Белорусский опыт был отражен в докладе Татьяны Столиной «Электронный документооборот государственных органов Республики Беларусь и архивное хранение электронных документов: проблемы и перспективы». Она отметила, что переход на полноценный электронный документооборот стоит в ближайшей перспективе: согласно Указу Президента Республики Беларусь от 4.04.2013 № 157 органы государственного управления должны осуществить его к началу 2015 г., а иные государственные организации – к началу 2016 г. Прозвучала информация о внедрении в нашей стране Системы межведомственного электронного документооборота (СМДО) и разработанном для нее едином формате электронного сообщения (XML-контейнера). В ближайшее время внутренние системы электронного документооборота госорганов должны быть доработаны, чтобы иметь возможность помещать создаваемые электронные документы и их метаданные в такой контейнер. Обеспечение сохранности электронных документов должно быть достигнуто путем их передачи в архивы организаций, которые для этого тоже должны быть модернизированы. Необходимая нормативная база для этого уже имеется. Лишь после решения этих задач предстоит перейти к применению электронных документов постоянного хранения.

Помимо указанных докладов, теме электронного документооборота было посвящено сообщение Губерта Вайса (Польша) «От MoReq кMoReq2010». Он познакомил слушателей с историей создания и основными чертами трех версий европейских типовых требований к системам электронного документооборота (СЭД). Первая из них, известная как спецификация MoReq(сокращение от английского MOdalREQuirements– типовые требования), была опубликована в мае 2002 г. и содержала 390 требований к функционалу СЭД, а также модель метаданных в составе 127 элементов. В декабре 2008 г. появилась вторая версия, известная как MoReq-2. Количество функциональных требований в ней возросло до 795, добавилась регламентация тестирования и сертификации систем. Была предложена также модель экспорта-импорта информационного пакета, соответствующая стандарту OAIS(о нем выше упоминалось в связи с опытом организации документооборота в Латвии). Но судьба MoReq-2 оказалась сложной: большой объем требований, сложность и высокая стоимость процедуры сертификации привели к тому, что на практике эта спецификация почти не использовалась разработчиками и пользователями СЭД. Это привело к рождению третьей версии – MoReq2010, первые части которой были опубликованы в декабре 2011 г. Она содержит 170 расширенных функциональных требований, сгруппированных в несколько самостоятельных модулей, в связи с чем название третьей версии расшифровывается уже как MOdularREQuirements(модульные требования).

Ряд докладов был посвящен теме реализации государственных электронных услуг и весьма популярной в последние годы концепции «Электронное правительство 2.0», которая предполагает более активное взаимодействие с гражданами на основе технологий Web 2.0 (wiki-приложений, социальных сетей и т.п.). Эту тему затронули два представителя Польши: Мацей Гронь в докладе «Государство 2.0 – избранные проблемы на стыке государства и технологий» и Казимеж Шмидт в докладе «К е-Правительству 2.0: переход от обычного делопроизводства к утонченным е-услугам» (по причине болезни К. Шмидта его доклад озвучила Е.Перлаковска). Ей же была посвящена и основная часть доклада Элени Маммы из Греции «Электронные документы и государственная администрация: модель сотрудничества в обществе цифровой информации». Характерна общая тональность этих выступлений: чем еще государство может быть полезно своим гражданам, какие новые виды «утонченных» услуг оно может им предоставить с помощью новых технологий. Управленцам нашей страны, для которых эквивалентом понятия «государственная услуга» до сих пор служит казенное «административная процедура», окунуться в эту атмосферу было бы очень полезно.

В двух докладах обсуждался вопрос комплектования архивов интернет-материалами. Татьяна Хайтник и Юдита Мечарич из Словении представили совместный доклад «Долгосрочное сохранение веб-страниц: анализ ситуации в Словении». В нем говорилось об опыте передачи в архив содержания официальных сайтов нескольких государственных органов, упраздненных в феврале 2012 г. в процессе управленческой реформы. Было отмечено, что обычные интернет-публикации, выставляемые на сайтах органов массовой информации, образовательных структур и т.п., в Словении являются объектами комплектования библиотек, которые проводят их выборочный мониторинг два раза в год. Но сайты государственных органов было решено передать в архив. Для этого потребовалось тесное сотрудничество архивистов с ИТ-специалистами. Организации, создавшие сайты, сами формировали перед ликвидацией их архивную копию. При этом часть функционала сайтов сохранить не удалось, но была сохранена представленная на них информация. Отмечу, что это полностью соответствует подходу, который в нашей стране предусмотрен Инструкцией о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов от 11 мая 2012 г. К сожалению, наши госструктуры не слишком озабочены сохранением архивных копий своих сайтов по мере их обновления.

Представитель Грузии Звияд Мелкадзе в докладе «Улучшение доступа к архивным документам» тоже затронул эту тему. Он сообщил о планах грузинских архивистов осуществлять комплектование онлайновыми информационными ресурсами государственных органов (как и в других случаях, на постсоветском пространстве все пока ограничивается планами). Докладчик, в частности, подчеркнул актуальность этой задачи тем, что лишь 20 % информации, представленной в интернете, остается неизменной в течение года.

Наибольшее число докладов относилось ко второму тематическому блоку конференции: информационным технологиям доступа к традиционным архивным документам. Подходы, представленные в большинстве докладов, очень близки между собой, поэтому отмечу лишь отдельные моменты.

Представитель Германии Беттина Мартин-Вебер в докладе «BASYS – Информационная система управления Федерального архива для описания, управления и представления метаданных и цифровых коллекций» рассказала о системе, основные черты которой очень напоминают создаваемую сейчас в раках программы «Архивы Беларуси» систему открытого доступа к документам Национального архивного фонда. Германская система сейчас содержит около 2 миллионов описаний архивных объектов. Интересной ее чертой является встроенная функция автоматического контроля за истечением ограничений на доступ к архивной информации (например, к персональным данным). Все описания загружаются в систему сразу, но становятся доступными для пользователей после того, как истекает срок на ограничения. Участие человека при этом не требуется. Для идентификации пользователей предполагается использовать электронные идентификационные карты, которые в Германии находятся сейчас в процессе внедрения.

В Эстонии в январе 2013 г. началось поэтапное внедрение в эксплуатацию новой системы удаленного доступа к 12 миллионам оцифрованных страниц архивных документов и 9 миллионам описаний, накопленных с 1999 г. Об этом сообщил Лаури Лехт в докладе «Единая система онлайн-доступа к традиционным и электронным архивным документам в Эстонии». Ранее с 2004 г. обеспечивался доступ к электронным версиям описей, а с 2005 г. – к цифровым копиям метрических книг в рамках проекта SAAGA. В новой версии поддерживается такой элемент Web 2.0, как интеграция географического указателя с системой GoogleMap. Обеспечена возможность в режиме онлайн сформировать заказ на создание цифровой копии требуемого документа или на выдачу уже введенного в систему документа.

Тему использования элементов Web 2.0 затрагивали и другие доклады. Войцех Возняк из Польши в докладе «Удаленный доступ к архивным документам – опыт и перспективы» рассказал об опыте использования польскими архивистами идеи так называемого краудсорсинга (crowdsourcing), что можно примерно перевести как «использование толпы в качестве источника информации». Польские архивы имеют свои аккаунты в социальной сети «Фэйсбук», и там неоднократно проводились эксперименты по выставлению серий неатрибутированных фотографий. Участникам социальной сети предлагалось опознать, например, изображенных на фотографиях людей и место действия. В одном случае таким способом были опознаны 2 из 7 мест, в другом – 2 из трех лиц, в третьем – 4 из 6 марок старых автомобилей и т.п.

Подобная же функция встроена в болгарскую информационную систему ARCHIVES 2.0, о чем сообщила Мария Попковачева-Терзева в докладе «Цифровые инициативы Государственного агентства по архивам». Она же рассказала об опыте ряда тематических проектов по публикации в интернете больших объемов архивных документов. Одна из таких электронных выставок (или «интернет-витрин», как назвала их докладчица), содержала цифровые копии 900 тыс. страниц документов из фонда Политбюро Компартии Болгарии, другая – оцифрованные полицейские досье на политически неблагонадежных лиц, созданные в период до 1944 г. (при этом фамилии, упоминавшиеся в документах, были специально скрыты в целях сохранения тайны личной жизни).

Среди других систем открытого доступа, представленных на конференции, богатством функций отличается испанская система PARES, о которой рассказал Альфонсо Санчез Маирена в докладе «Архивы становятся ближе к гражданам. Опыт проекта PARES – испанский архивный веб-портал». 5,7 млн. единиц архивных описаний, введенных в систему с 2007 г., интегрированы с путеводителями по архивам и даже с реестром переписи населения. Доступен многоязычный поисковый интерфейс, который поддерживает поиск по разным вариантам написания имен и географических названий.

Своеобразием подхода выделялся на общем фоне доклад представительницы Финляндии Оути Хупанииту «Сотрудничайте! – Развитие цифровых коллекций с точки зрения пользователя». В нем были представлены результаты анкетирования пользователей системы удаленного доступа к оцифрованным архивным документам. Выяснилось, в частности, что цифровые копии документов генеалогического характера активно используются не только исследователями собственной родословной, но и «чистыми» историками – гораздо чаще, чем предполагали создатели онлайн-ресурса. При этом цели у них несколько иные, что порождает неудовлетворенность качеством метаданных и предоставленными возможностями поиска. Вывод, сделанный в докладе: при создании систем открытого доступа необходимо более активно изучать предполагаемую целевую аудиторию и задействовать механизмы обратной связи. Это позволит гораздо полнее удовлетворять информационные запросы общества.

Достаточно интересны были доклады, отражающие опыт России, Чехии, Хорватии, польского Института национальной памяти. Из них можно уяснить, что подходы к выставлению в интернете тематических выставок или крупных массивов цифровых копий во всех странах в целом совпадают. Достаточно близки и используемые технологические решения.

В заключение упомяну собственный доклад «Удаленный доступ к архивной информации: как ответить на вызов времени». В нем я предложил участникам конференции поразмышлять о том, в каких случаях доступ к цифровым копиям в интернете может быть платным. Я привел некоторые примеры систем, в которых просмотр содержания документов доступен только по платной подписке (как в известном проекте оцифровки архива Коминтерна) или только членам общественных организаций, создавших эти ресурсы за счет собственных средств – например, членам генеалогических обществ, платящих членские взносы. Вправе ли архивы, осуществляющие оцифровку за счет выделенных им бюджетных средств (т.е. в конечном счете денег налогоплательщиков), брать за это плату? При обсуждении моего доклада выяснилось, что для большинства стран такая постановка вопроса не слишком актуальна. Практически всюду проекты по созданию больших массивов цифровых копий в государственных архивах осуществлялись за счет целевых грантов, условиями которых определялся и порядок доступа. Опыт белорусских архивов, осуществляющих оцифровку преимущественно собственными силами, для других стран нетипичен. По поводу того, на каких условиях осуществлять доступ в такой ситуации, единого мнения среди участников конференции не было. Интересным показалось мне замечание украинского коллеги Ю.Ковтанюка. Он сослался на прозвучавший в докладе О.Хупанииту факт, что основной категорией пользователей таких ресурсов являются академические исследователи. Они отражают результаты своих изысканий в публикациях, которыми пользуется гораздо более широкая аудитория. Правомочно ли требовать, чтобы такой исследователь единолично оплачивал доступ к первичной информации, если плодами его труда воспользуются многие? Это представляется весомым аргументов в пользу того, чтобы делать доступ бесплатным, как это имеет место в большинстве случаев.

Закрывая конференцию, генеральный директор Польских государственных архивов Владислав Стемпняк предложил посвятить следующую конференцию также теме электронных документов, а именно вопросам их экспертизы ценности и уничтожения. Это предложение было принято участниками. Таким образом, разговор на актуальную для архивистов тему в следующем году продолжится.